TCI implementa soluções de GED para a Sodexo

Soluções de gerenciamento eletrônico de documentos auxiliam Sodexo Cheques e Cartões de Serviço a agilizar o acesso às informações dos contratos das suas 13 filiais brasileiras.

As TCI, empresa pioneira em BPO (Business Process Outsourcing, ou terceirização dos processos de negócios) no Brasil, implementou um projeto de gerenciamento eletrônico de documentos (GED) na Sodexo Cheques e Cartões de Serviço. Os serviços envolveram guarda, organização, auditoria e digitalização. Entre maio e dezembro de 2006, foi trabalhado um volume físico de 17,4 mil documentos das 13 filiais da Sodexo no País, armazenados em 1,7 mil caixas, e foi realizada auditoria de mais de 74 mil contratos; até agosto de 2007, o projeto envolve ainda o gerenciamento eletrônico de mais 96 mil contratos legados e de mais 1,8 mil novos contratos ao mês.

Na TCI, a Sodexo encontrou um fornecedor para auxiliá-la a otimizar e agilizar seus processos. Para isso, o projeto da TCI envolve prestação de serviços de GED para identificação e confronto dos documentos frente aos registros eletrônicos. A esses serviços, a empresa aliou gestão de contratos legados (organização, armazenamento e gerenciamento do acervo) e gestão e auditoria dos novos contratos (organização e armazenamento do acervo, auditoria entre físico e carga eletrônica e integração dos sistemas). Tudo isso com fácil acesso ao banco de dados desse sistema.

Os serviços envolvem ainda o transporte das caixas para o ambiente de armazenagem do acervo físico; higienização dos documentos físicos; triagem, organização e acondicionamento; informatização; digitalização; gestão eletrônica dos documentos e imagens; controle de qualidade; e segurança aos acervos físico e eletrônico.

Alguns dos principais benefícios da Sodexo são a possibilidade de a empresa focar suas atividades em seus processos centrais, evitando desperdícios de recursos; melhores níveis de segurança e acondicionamento adequado das informações; melhor atendimento ao público interno e externo; perenidade ao acervo de documentos; automatização do processo; e redução de custos com infra-estrutura.

Perfil do TCI - A missão da TCI é proporcionar aos seus clientes um completo serviço de terceirização dos processos de negócios, beneficiando-os com elevação de qualidade e redução de custos por meio de operações que não fazem parte do foco dos seus negócios principais. No País, é a única empresa de abrangência nacional com infra-estrutura para gestão de documentos, informações e materiais de forma integrada. Para isso, dispõe de metodologias e tecnologias avançadas com certificações internacionais de qualidade e conta com uma vasta carteira de projetos privados e públicos implantados em todo o Brasil, em diversos setores.