O que fazer quando há falhas no estoque?

Tanto a falta quanto a sobra de mercadorias na intralogística é uma realidade agravante no dia a dia operacional dos gestores de supply chain, causando problemas na operação como o erro na contagem das mercadorias e a insatisfação do cliente devido à falta do produto na prateleira. A situação é acentuada ainda mais porque a identificação destas rupturas no estoque não faz parte da gestão contínua do processo e é detectada na fase dos inventários gerais ou rotativos, em alguns casos, em até um ano após a operação.

Com esta visualização tardia, aparecem no resultado geral do inventário os dois principais sintomas de falhas na gestão de estoque. O primeiro sintoma que é o saldo líquido entre faltas e sobras dentro dos níveis esperados, mas com grandes divergências para cada lado, para alguns setores, como o farmacêutico e o alimentício, são identificados rapidamente na rotina da gestão dos controles de lotes e validades. Já em outros setores passam despercebidos e são detectados após alguma anomalia em outro indicador como o nível de reclamação dos clientes, as rupturas e as diferenças de custo entre os itens invertidos. A ocorrência do segundo sintoma, principalmente no caso de excesso de faltas, surge com a necessidade imediata de apresentar justificativas e identificar culpados pelos resultados internos ou externos. Com as informações do inventário, o que muitos gestores tentam fazer é entender e justificar os resultados passados, o famoso "dirigir pelo retrovisor", e não analisam as causas e definem soluções preventivas para mitigá-las.

Se voltarmos ao objetivo fundamental da logística, que é entregar a mercadoria certa no local, na quantidade e no prazo corretos, a não identificação de erros de estoque não pode ser um processo estático em que é verificado somente no final de um período. O correto é que esta gestão sirva como uma espécie de controle para evitar que os mesmos erros ocorram na próxima expedição.

Por isso, é necessário adotar uma ferramenta de qualidade das movimentações, idealmente em processos de expedição ou pós embarque. Esta ferramenta, além de apurar um índice de faltas e sobras – seja por pallet, por embarque, diário, semanal, mensal - detecta a causa raiz do erro por meio da "engenharia reversa" do processo de movimentação na intralogística.Ou seja, é possível obter com os dados do processo os turnos, colaboradores, canais de distribuição (distribuição urbana, cross-docking), produtos (embalagens similares, erros de código), linhas ou ruas de separação e até mesmo posições picking com maiores erros de numeração ou até de posições próximas com produtos similares.

Os varejistas utilizam este indicador como um índice de confiança no embarque quando fazem transferências internas entre centros de distribuição e lojas e, em último caso, serve como um parâmetro de erro aceitável pela empresa, que é repassado financeiramente de forma periódica para as lojas como uma compensação, conhecido no mercado como entrega garantida. Em operações maduras, este indicador se torna um KPI (Key Performance Indicator) na intralogística. A margem de erros apurados é conhecida como Fill Rate (FR) ou acuracidade de carga. De forma evolutiva, este indicador compõe a análise da quantidade (IF) do indicador do pedido perfeito o OTIF (On Time In Full). A importância deste indicador tem aumentado ao longo dos anos, inclusive com alguns softwares de WMS (Warehouse Management System) com módulos e acessos específicos para sua execução.

Adotar esta ferramenta num processo contínuo deve ser uma prioridade para equipes e gestores de logística que querem melhorar a qualidade de suas movimentações, pois com a sua implantação é possível reduzir de 30% a 50% dos erros identificados em poucos meses. Além destes resultados diretos é possível obter benefícios ampliados como a redução de devoluções de clientes, melhora no nível do serviço e também a quantidade de pedidos perfeitos.

. Por: Victor Tubino, gerente de BPI (Business Performance Improvement) e líder da prática de Distribuição e Gestão de Estoques da Protiviti do Brasil, consultoria especializada em gestão de negócios, tecnologia, riscos e auditoria interna. A Protiviti é uma empresa global de consultoria que ajuda empresas a resolverem problemas em finanças, tecnologia, operações, governança, risco e auditoria interna. A companhia presta serviços para mais de 60% das empresas da Fortune 1000® e 35% da Fortune Global 500®.

A Protiviti e suas firmas-membro independentes prestam serviços aos clientes por meio de uma rede de mais de 70 escritórios em mais de 20 países, contando com mais de 4.500 profissionais em todo o mundo. No Brasil ela está presente desde 2006. A empresa também trabalha para agências governamentais e empresas de menor porte e/ou em fase de crescimento, incluindo aquelas que têm por objetivo fazer a abertura de capital.

Presente na classificação 57 da lista de 2016 da Fortune – 100 Melhores Empresas para Trabalhar®, a Protiviti é reconhecida em seu segmento entre as "Melhores Empresas para Trabalhar". A empresa é uma subsidiária integral da Robert Half (NYSE: RHI). Fundada em 1948, a Robert Half é membro do índice S&P 500 e foi nomeada para Fortune® na lista "Empresas Mais Admiradas do Mundo" da revista entre 1998-2016. | www.protiviti.com