Treinamento: A “CNH” obrigatória para usar bem o ERP

A implantação de um sistema de gestão, ou seja, de um ERP, na empresa, é de extrema importância para gestores, já que auxilia no processo de tomada de decisões, promove uma maior integração de setores, centralização de informações, controle de dados, maior segurança, automatização das operações, vantagem competitiva, entre outros. Entretanto, uma implantação feita de forma errada pode não só impedir a entrega dos benefícios, como também prejudicar a saúde do negócio.

Para instalar um ERP, é necessário, primeiramente, realizar uma análise prévia das funcionalidades que a empresa precisa, identificando os objetivos a serem alcançados e como o sistema de gestão pode ajudar a conquistar isso. Dentro dessa análise, está também a elaboração de estratégias que permitirão que a organização obtenha os resultados esperados e a definição de uma metodologia própria para implementar o ERP.

Em um escopo básico de implementação, existem, ao menos, três etapas, sendo: os estudos da instalação, determinando quando e como o ERP será implantado, resultando em um plano de ações; a implementação, de fato, que é quando as funcionalidades esperadas são validadas pelos colaboradores da empresa e o plano de ação é executado; e a entrada do projeto em produção, ou seja, quando o ERP passa a ser utilizado e tem seus resultados acompanhados.

Porém, por mais que a implementação seja previamente planejada, ela só vai ser efetiva se os funcionários estiverem bem treinados para operar o ERP. Por inúmeras razões, ainda há pessoas que são resistentes a esse tipo de solução, tornando ainda mais necessário que toda a equipe esteja alinhada para entender as melhorias que um sistema de gestão irá proporcionar para todos, inclusive produtividade para os membros da organização. Além disso, mesmo quando os funcionários já trabalham com um ERP, ocorrem falhas, como falta de confiabilidade, velocidade e segurança na transmissão das informações, o que revela, ainda mais, a importância de um treinamento.

Um grande erro dos gestores com relação ao treinamento é achar que funcionários com conhecimento e habilidades na área de TI saberão lidar com o sistema sem precisar de uma capacitação, porém, isso não é suficiente quando se trata de um ERP, já que ele possui diversos módulos operacionais e todos precisam estar funcionando corretamente. Assim, a capacitação da equipe é fundamental para que a organização consiga retirar o máximo da utilização do ERP, se acostumar com os novos padrões de TI adotados pela empresa e prevenir problemas na execução do sistema de gestão.

Com isso, a fim de montar um treinamento eficaz para o gerenciamento de um ERP, alguns passos são fazer um planejamento, considerando o perfil dos profissionais que irão atuar com o sistema, o mercado em que o negócio está inserido e qual software será implementado; treinar grupos em vez de a equipe toda de uma vez só, tornando a capacitação mais intimista e eficiente; criar um projeto-piloto, determinando um setor da empresa a ser o primeiro a testar o sistema, monitorar as operações e elaborar relatórios de análise; desenvolver materiais de apoio, o que significa criar um guia ou tutorial, no formato mais apropriado, a fim de mostrar a melhor forma de usar o ERP; e demonstrar transparência, deixando claro aos funcionários os motivos para a escolha de um novo sistema, assim como quais são os resultados esperados com a adoção da solução.

Dessa forma, com uma equipe capacitada, o treinamento irá agregar mais benefícios ao ERP, como melhoria de produtividade dos funcionários, já que trabalhadores que sabem de sua responsabilidade e importância com o sistema de gestão gerarão melhores resultados; aumento da eficiência de processos, graças a uma equipe motivada; diminuição da resistência na utilização da nova tecnologia, devido ao esclarecimento quanto à relevância da adoção do sistema; e redução de turnover, obtido com o engajamento pessoal de cada membro da equipe.

. Por: Neander Doering, Gerente Comercial na ARMI Consultoria, especialista em implantação, suporte e treinamento nas soluções TOTVS®; homologada SAP B1 pela Ramo Sistemas, Soluções para Gestão Tributária pela Avalara e ERP PME pela Faktory Softwares. A ARMI também é especializada em soluções para Infraestrutura e integrações de soluções.

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