TBM Consulting aponta soluções para melhorar os processos em áreas administrativas

Desburocratizar e descentralizar os processos em áreas administrativas são desafios constantes para as empresas. Melhorar os serviços e a dinâmica de trabalho pode gerar mais rapidez, agilidade de entrega e melhor utilização da mão-de-obra. A TBM Consulting apresenta algumas dicas para aperfeiçoar estes processos.

Setor de Compras - Algumas falhas são facilmente percebidas pelos clientes, tais como a centralização e os longos processos de aprovação, a falta de padronização de materiais e a demora nas cotações de preços. As conseqüências são o excesso de burocracia e a falta de foco, que causam prejuízos ao setor de compras.

Dica: De acordo com o diretor executivo da TBM Consulting no Brasil, Carlos Louzada, é fundamental estabelecer níveis de autorização em função do custo que gerará cada operação. A padronização de itens de escritório e informática também auxilia na otimização dos processos. O controle das compras e o uso da Internet para facilitar/agilizar cotações e reduzir o preço dos produtos são ações eficazes e geram reflexo direto na redução de gastos.

A descentralização com foco no valor essencial e a adequada delegação de responsabilidades facilitará o trabalho da equipe. Para alcançar estes objetivos, vale, em algumas situações, repensar layouts físicos para proporcionar mais interação entre os profissionais.

Entrada de Pedidos - Conhecida por todos como um processo burocrático, a entrada de novos pedidos sempre envolve o preenchimento de diversos papéis e o envolvimento de muitos departamentos.

Dica: Louzada garante que o estabelecimento de células de processamento e aprovação de pedido unifica as equipes envolvidas. Uma alternativa é a realocação de pessoal da área contábil e fiscal para as áreas de recebimento de matérias, a fim de agilizar o processamento e a emissão das notas fiscais.

Fechamento contábil - Em diversas companhias, final de mês é sinônimo de horas extras e excesso de trabalho nos setores financeiros.

Dica: Identificar as informações essenciais para tomada de decisão diminuirá a quantidade de dados e a sua consolidação. Para isso, é preciso revisar as atividades e eliminar as que não agregam valor e apenas burocratizam o processo. Ao ajustar estas questões, a companhia poderá detectar redução de horas extras.

Perfil da TBM Consulting - A TBM Consulting é uma das mais importantes consultorias de gestão de processos do mundo. Foi fundada por Anand Sharma em março de 1991 na cidade de Durham, Carolina do Norte (EUA). No Brasil, a empresa está presente desde 1995 através de subsidiária. A empresa tem como objetivo ajudar aos clientes a obterem um trabalho perfeito - The Perfect Engine. Para tanto, a consultoria utiliza metodologia própria que engloba conceitos de LeanSigma. A TBM possui presença global com subsidiárias na América do Norte, América Latina, Europa e Ásia, com destaque para seus escritórios da Índia e China.