Guia completo para abolir o uso de papel

O valor de transferir seu empreendimento para um mundo digital e como fazer isso. Documentar processos, registrar atividades e organizar atividades é uma parte integral do dia a dia dos negócios, independente do segmento de mercado em que a empresa esteja inserida.

Mas isso não significa usar papel físico. De fato, a confiança em documentos em papel resulta no desperdício de milhões de dólares. Quantas impressões completamente inúteis passaram pelas suas mãos durante sua vida profissional?

E não é só isso. Conforme a pilha de papelada física aumenta, os problemas também crescem: Mais tempo para concluir tarefas de rotina que dependem de entrada em papel;

Maiores riscos de falhas de segurança devido a documentos perdidos ou roubados;

Erros em potencial na entrada de dados causados pela digitação manual de informações em sistemas.

Todas essas situações e ainda a questão da sustentabilidade. Cada vez mais o consumidor, seja ele pessoa física ou jurídica, exige de seus parceiros de negócios uma postura de respeito aos recursos naturais.

Para quem pensa na dificuldade em fazer a transição para um modelo paperless, é importante saber que existem maneiras práticas de levar qualquer negócio a abolir o uso de papel.

4 pontos para começar a deixar o papel para trás: Avalie os impasses causados pelo papel — Faça um inventário dos processos mais críticos em sua empresa, como os que fazem o negócio parar ou causam prejuízos caso sofram atrasos;

Revise a documentação existente ou tenha uma visão geral do passo a passo atentando-se para onde o papel é usado no processo e qual a tarefa envolvida;

Avalie o número de entradas comerciais em papel necessárias para os processos escolhidos em um típico mês e o tempo envolvido no processamento manual dos documentos em papel;

Identifique as etapas dos processos que oferecem uma oportunidade significativa para digitalização.

Estabeleça processos sem papel onde for viável — Identifique processos que dependem de entradas baseadas em papel e que podem ser facilmente transferidos para o digital, como oferecer um formulário eletrônico para substituir um formulário em papel;

Certifique-se de que processos convencionais e digitais podem ser executados paralelamente e estão completamente integrados para possibilitar uma transição tranquila conforme os volumes mudam do papel para o digital.

Digitalize e converta os arquivos físicos

Quaisquer documentos que chegam em papel devem ser convertidos eletronicamente o mais rápido possível no momento do recebimento. Não é possível obrigar clientes e fornecedores a abolir o uso de papel, e é provável que documentos e arquivos em papel ainda façam parte de suas rotinas. O segredo é digitalizar esses arquivos assim que chegarem em sua empresa.

Mantenha os clientes atualizados — Depois de implementar a digitalização ou a transição para o processo completamente eletrônico, você deve informar aos clientes sobre as mudanças e como isso os afeta. Destaque as vantagens e também aborde quaisquer dúvidas que possa haver sobre segurança e privacidade;

Também explique sobre assinaturas eletrônicas aos seus clientes, caso isso seja importante.

Certifique-se de comunicar e oferecer incentivos para que seus clientes realizem a mudança, tais como taxas reduzidas, acréscimo no bônus de fidelidade, etc., para aliviar qualquer inconveniência.

E, finalmente, desfrute dos benefícios! As recompensas em economia de tempo e dinheiro se acumularão rapidamente e o retorno em satisfação dos clientes será enorme.

. Por: Sandra Veronica Galvez Sanchez, gerente de marketing de LATAM da divisão Alaris da Kodak Alaris no Brasil, provedora líder do setor de soluções de captura de informações que simplificam os processos de negócios. A empresa trabalha para ajudar o mundo a entender as informações com soluções conectadas e inteligentes, habilitadas por décadas de inovação na ciência da imagem. As premiadas linhas de scanners, software e serviços estão disponíveis em todo o mundo e através de uma rede de parceiros de canal. | www.alarisworld.com/pt-br e siga @AlarisLATAM.

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