Guia rápido para change management em TI

Mauricio Aguiar, presidente do QAI Brasil, sugere check list com dez itens para gerenciamento de mudanças na área de TI. Comunicação clara e visão de longo prazo são pontos fundamentais Mudar para uma nova tecnologia ou terceirizar áreas chave de TI traz benefícios para as empresas, mas nem sempre a implementação de mudanças é vista assim por todos, inclusive por profissionais que não estejam diretamente envolvidos com as novas funções.

A opinião é de Mauricio Aguiar, presidente do QAI Brasil (Quality Assurance Institute), líder em melhoria de qualidade, produtividade e gerenciamento de processos na área de serviços de TI, que acaba de desenvolver um check list com dez itens para minimizar o impacto de mudanças. “Na verdade são algumas dicas sobre como sobreviver e, principalmente, tirar vantagens de processos de mudanças”, afirma o executivo. Os pontos são:

1. Divulgue a palavra – grandes mudanças nunca devem ser secretas. Os responsáveis devem divulgar as novidades, mesmo quando pequenas. É o que ajuda a minimizar rumores e conter o fluxo de desinformação.

2. Fale em uma só voz – funcionários envolvidos em mudanças devem ouvir mensagens consistentes, mesmo quando se trata de más notícias. O script deve ser seguido e “eu não sei” jamais deve ser dito no lugar de “eu sei, mas não estou autorizado a dizer”.

3.Encoraje a participação – é sempre bom criar fóruns onde os profissionais podem questionar as medidas e expor suas preocupações. É melhor ter descontentamentos externados do que inflamando o ambiente.

4. Treine cedo e com freqüência – na maior parte dos casos é mais barato e eficiente treinar a equipe atual do que encontrar novos profissionais. O treinamento deve ser um processo contínuo, não um evento pontual.

5. Não deixe que o conhecimento se perca – os melhores funcionários já estão na empresa, e devem ser mantidos mesmo que suas funções sejam extintas. Quem percebe isso oferece serviços de recolocação que facilitam aos funcionários encontrar oportunidades dentro da própria organização.

6. Obtenha habilidades – se alguns membros da equipe não contam com as habilidades interpessoais necessárias, a área de RH, ou uma consultoria especializada em gerenciamento de mudanças, podem ajudá-los nesta transição.

7. Entenda seu portfólio de TI – é preciso estabelecer uma visão compartilhada da situação, para que todos, incluindo os altos escalões, tenham a mesma visão do que está implementado e como este parque será afetado pelas mudanças.

8. Pense estrategicamente – apenas uma em cada cinco empresas planeja seus orçamentos de TI com mais de 12 meses de horizonte. De todo modo, companhias com visão de longo prazo de seus portfólios passam por mudanças com menos traumas.

9. Seja realista – por mais que se diga o contrário, os projetos são mais longos e mais caros do que o planejado. Não espere que tudo volte ao normal em seis meses.

10. Pense na transformação – se a mudança é esperada, ela não deve causar rupturas. Rupturas são causadas por incêndios ou brechas na segurança. “Se uma empresa anuncia que está adotando um programa de telecomutação para reduzir custos nos escritórios, e isso é feito, o nome disto é; plano”, conclui Aguiar.

Perfil da QAI – Fundado em 1980, nos Estados Unidos, o Quality Assurance Institute é uma organização formada hoje por mais de mil membros corporativos em todo o mundo, formatada para compartilhar métodos considerados “estado da arte”, assim como ferramentas e técnicas de garantia de qualidade em TI. Estas soluções são oferecidas ao mercado sob a forma de serviços de consultoria, educação, treinamento e certificações profissionais.