Gestão de contratos com estatais

A primeira vez que vi um contrato de prestação de serviços com uma Estatal levei um choque. A quantidade de obrigações não técnicas, bem como o caráter “leonino” do contrato me assustou. Com o tempo, eu fui entendendo o porquê disso tudo, e aprendendo como melhorar a gestão de tais contratos.

A gestão de contrato com uma Estatal tem viés bastante administrativo, de relacionamento e de tratamento de riscos. O gerente do contrato, pelo lado da Contratada, é um grande hub de informações e comunicações com a Contratante. Tudo precisa passar por ele. Da mesma forma, este gestor demanda informações de diversas áreas da empresa, além da área técnica, como por exemplo: Contábil, Fiscal, Financeiro, Recursos Humanos e Jurídico. Nesse sentido é importante que todas as áreas envolvidas tenham ciência das informações a serem entregues ao gerente de contrato, sua periodicidade e prazos.

As informações e documentos que precisam ser apresentados regularmente são mais fáceis de serem mapeados e tratados em um processo simples. Se o departamento de Recursos Humanos já sabe que mensalmente a empresa precisa encaminhar a GFIP ou a relação de pessoas desligadas vinculadas àquele contrato para a empresa cliente, isso entra no fluxo normal dessa área, facilitando o trabalho do gerente do contrato e reduzindo riscos. Algumas informações adicionais podem ser solicitadas pela Estatal e, nessa hora, cabe a este profissional, no papel de relacionamento com o cliente, combinar prazos exequíveis, evitando assim possíveis penalidades.

Já que mencionei penalidades, um ponto crítico na gestão de um contrato é o tratamento de Relatórios de Ocorrências (RO) e Notificações de Multas (NM) recebidos. Além de observar o prazo de defesa previsto em contrato, cada uma das áreas envolvidas precisa ter fatos e dados que suportem a defesa a ser apresentada. Nesse sentido, o registro completo e constante dos serviços prestados, problemas ocorridos, documentações enviadas e o que mais for tratado ao longo da execução do contrato, precisa ser mantido pelas áreas da empresa e estar disponível para responder a questionamentos futuros.

Algumas ocorrências podem ser enquadradas em mais de uma cláusula de multa. Caso não haja condição de defesa que elimine a multa, cabe analisar alguma alternativa que possibilite reduzir a dosimetria da mesma. Uma das formas é verificar qual das cláusulas possíveis de enquadramento possui menor base - em algumas a base é o valor total do contrato - ou menor percentual aplicado. Existem também situações de cláusulas de multa por dia de inadimplemento e multas por evento. De qualquer forma, o pleito pela mudança de cláusula para redução da dosimetria também precisa ser sustentado com fatos e dados. Por fim, é importante salientar que o gerente do contrato não pode responder isso sozinho. É um trabalho de time envolvendo as áreas da empresa, de acordo com o motivo causador do RO ou da NM.

Existem outros aspectos a serem observados quando falamos em gestão de contratos que não citei nesse artigo. Meu objetivo aqui é colocar um holofote em pontos que podem ser relegados a segundo plano, mas que merecem um olhar mais atento.

. Por: André Siqueira Melo, Especialista em Gestão de Relacionamento Contratual da Petronect. | A Petronect [www.petronect.com.br] é um dos maiores Marketplaces do Brasil com soluções e serviços inovadores atendendo toda a cadeia de suprimentos do segmento de Energia, Óleo e Gás, desde a requisição até o pagamento de pedidos, contando com experiência de mais de 18 anos no mercado. Em 2019, sua plataforma de negócios registrou R$ 80 bilhões transacionados em processos de compras, R$16 bilhões transacionados em leilões e 206 mil processos de compras.

Criada por iniciativa da Petrobras, a Petronect é uma sociedade com participação tríplice composta pela Petrobras, pela SAP e pela Accenture e sua gestão é acompanhada por um Conselho de Administração. Sua missão é prover soluções eletrônicas para seus clientes, de forma simples e econômica, com agilidade e confiabilidade, consolidando-se como canal preferencial de negócios eletrônicos ao integrar clientes e fornecedores de bens, serviços e produtos para as indústrias de óleo e gás.

Mantém o Laboratório Petronect de Inovação Digital, em parceria com a PUC RJ, onde são desenvolvidos produtos e soluções para incrementar os negócios e otimizar as cadeias de abastecimento das empresas.

Principais clientes: Araucária Nitrogenados; Breitener Energética S. A; Breitener Jaraqui S. A. ; Gasetro; Liquigás; PB Biocombustível; Petrobras; Petrobras América; Petrobras Bolívia; Petrobras Colômbia; Petrobras Netherland; Petrobras Logística de Gás S A; Stratura Asfaltos AS; TBG; Termo Bahia; Termo Macaé; Transportadora Associada de Gás (TAG); Transpetro.

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