Como a gestão de contingência deve ser aplicada em situações de crise?

A pandemia do novo Coronavírus, trouxe um assunto que já deveria ser pauta constante das empresas do mundo todo, que é o plano de crise ou plano de contingência. Essa ferramenta serve como uma metodologia de “Guerra” onde em ocorrências adversas sob as quais a empresa não tem total controle sobre a situação, o plano entra em jogo para direcionar a todos quanto a medidas a serem tomadas.

Durante a pandemia do Covid-19, pode ser percebido a falta de preparação de muitas empresas, governos e outros, e a inexistência de um plano de contingência pensado em medidas baseada em riscos, portanto o objetivo desse material é contribuir para que você que está lendo, possa criar planos de contingência, liderar comitês e formar métodos seguros para situações adversas, seguindo cinco tópicos básicos:

1. Comitês de contingência: São formações estratégicas e temporárias de equipes para lidar com situações de crise que requerem ações diferentes do cotidiano. A formação do comitê é importante para respaldar as ações e principalmente direcionar as atividades da empresa para um caminho seguro e com poucas surpresas. A formação desse comitê requer um pensamento um tanto quanto alinhado, para que as ações possam de fato assumir um direcionamento organizado, lógico e principalmente eficaz. Esse comitê precisa no mínimo ter três participantes e cada um deve ter uma posição específica: o secretário (responsável pelo registro e elaboração de pautas), o legislativo (responsável pelo acompanhamento das atualizações de legislação e conhecimento dos impactos causados pelas implementações), e o representante da alta administração (responsável pelo voto decisório e ainda acompanhar as medidas realizadas pelo comitê como terceira pessoa, à distância).

Outras pessoas podem fazer parte do comitê, mas este não deve ultrapassar um grupo de sete pessoas. Formar comitês com mais pessoas que isso, pode criar discussões pouco produtivas e uma necessidade de envolvimento muito grande, gerando perda de tempo e eficiência. O grupo participante do comitê precisa ainda de uma avaliação de rotina e uma pessoa deve acompanhar essas atividades à distância de forma contínua para verificar as medidas tomadas, e principalmente, detectar aqueles que não estiverem mais trazendo inovações para o grupo, pois esses devem ser substituídos. A frequência de substituição deve ser alta, visto que quanto mais pessoas participarem, mais ideias novas serão incluídas. Criar um comitê que passa por atualizações frequentes, ajuda a trazer novas sugestões a todo tempo.

2. Inventário de riscos: É basicamente uma forma de iniciar uma atividade sem que algum problema futuro passe despercebido e ainda estudar todas as fontes de problemas que podem surgir para estar preparado a altura. Para essa etapa, o inventário deve ser desenvolvido através de brainstorming específico, visando acompanhar toda a sua operação, seguindo seu fluxo de trabalho real. Se a sua operação é comercial, avalie os riscos desde seu fornecedor, passando pelo seu processo e vá até a entrega ao seu cliente. Lembre-se, você é responsável pelo seu produto / marca em todo seu ciclo e um problema que possa acontecer, independente sob posse de quem, permanece sendo sua responsabilidade

3. Plano de contingência: Depois de formado o comitê é realizado o inventário de riscos e o plano de contingência pode começar a ser elaborado. No plano, todos os riscos citados no inventário devem estar presentes através de medidas de controle, contenção e prevenção. A descrição no plano deve ser simples para o entendimento geral e cada etapa deve conter formas de comunicar-se com todos os envolvidos com desenhos, imagens, cartazes ou então publicações diversas. Outra etapa dentro do plano de grande importância é a leitura diária. Deve ser estabelecida uma rotina para as equipes da empresa para que a cada dia, seja no início de seu turno, durante paradas programadas ou próximo a saída do trabalho, seja realizada a leitura em grupo de uma etapa do plano. Com isso, em poucos dias a equipe estará familiarizada com as medidas a serem tomadas, ficando mais fácil realizar os seus controles. Esse plano precisa conter no mínimo os seguintes itens: Descrição do comitê gestor, Matriz de autoridade e responsabilidade, descrição das medidas, comunicação e divulgação, auditoria e controle de revisões.

4. Auditoria: Uma etapa importante da gestão das crises é a fase de auditoria. Devem ser realizados periodicamente planos de auditoria específicos, baseado nos riscos do inventário, por área neutra, a fim de garantir o acompanhamento e cumprimento das medidas definidas.

Dica: É muito comum após a elaboração de um plano de contingência que depois de algum tempo medidas deixem de ser realizadas, portanto, o peso da auditoria deve ocorrer de acordo com o grau de risco apresentado no inventário e de acordo com o seu resultado, sua periodicidade deve ser reduzida ou aumentada.

5. Controle de revisões: Como situações de crise costumam acontecer sempre em condições desconhecidas, o número de atualizações e mudanças de medidas precisa ocorrer de forma rápida e para conseguir garantir a qualidade do seu plano, se faz necessário manter um controle rígido de revisões, onde cada revisão deve conter ao menos um número de revisão e data. Esse controle deve ser feito de forma eletrônica e todas as versões do documento impressas devem conter o registro como Cópia Controlada, a fim de garantir que em uma atualização, nenhum documento obsoleto esteja disponível para consulta. Para melhorar ainda mais a eficácia do plano, cada revisão deve ter no mínimo um desenvolvedor (responsável pela revisão) e um aprovador (responsável pela checagem) para reduzir o risco de erros nas mudanças que forem realizadas.

DICA: Importante que desenvolvedor e aprovador sejam pessoas de áreas e pontos de vista diferentes, para que tenham entendimentos e visões diferentes, criando uma maior abrangência no documento e ainda menos riscos de que informações importantes sejam esquecidas.

. Por: Luiz Otávio Goi Jr., om uma história de mais de 15 anos no mercado, o gestor empresarial Luiz Otávio Goi, tem desempenhado um papel importante no meio corporativo, desburocratizando e levando a gestão de negócios a um novo patamar.

Nascido na periferia de São Paulo, o jovem não teve facilidades na sua trajetória, estudou a vida toda em escolas públicas, e focou seus objetivos na construção de um futuro melhor, mudando a realidade do seu ciclo familiar.

Luiz se formou na área ambiental, se especializou em educação, saúde e segurança no trabalho, sistemas de gestão integrados e possui dois MBAs, Gestão empresarial e Sustentabilidade Empresarial. Ao longo de mais de 15 anos de experiência em gestão no ramo da indústria automobilística, de energia e bens de consumo se tornou gestor corporativo dos sistemas integrados de uma grande empresa, que conta com mais de 15 mil funcionários.

“Precisamos criar um mundo corporativo menos crítico e mais colaborativo”, afirma Luiz Otávio Goi jr.

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