Solar Coca-Cola aumenta a eficiência operacional

Após implementar algoritmo que mapeia produtividade. Nos últimos anos, empresa abraçou uma jornada de transformação digital que envolveu várias mudanças, dentre elas, a redução de tempo em rotinas ineficientes, equilibrando a jornada de trabalho dos times em home oficce

Com mais de 11 mil colaboradores e nove fábricas por todo o Nordeste e no Mato Grosso (MT), a Solar Coca-Cola, a segunda maior produtora e distribuidora da marca de refrigerante no País, comemora a parceria com a Fhinck, startup de alta tecnologia que ajuda grandes empresas a terem maior desempenho operacional, eficiência, produtividade e qualidade de vida, a partir da geração de dados inteligentes.

A fabricante, que está presente em 20 milhões de lares e tem faturamento anual de mais de R$ 6 bilhões, buscava uma solução capaz de melhorar o fluxo de processos do CSC - Centro de Serviços Compartilhados - núcleo que geralmente agrupa contas a pagar, a receber, folha de pagamento, jurídico, compras, TI nas maiores e principais empresas do País.

Com uma metodologia proprietária, o software foi instalado em fevereiro de 2020, e já é possível mencionar os ganhos. Ao identificar tarefas repetitivas e improdutivas das equipes com planilhas de Excel, a economia de tempo foi de aproximadamente 110 horas mensais nas 46 unidades da empresa. O profissional gastava, todo os dias, cerca de 6 minutos só para a tarefa de tratamento dos dados, o que consumia cerca de 40 horas mensais.

— O tempo de execução desta rotina foi reduzido para apenas um minuto, sendo importante destacar que, agora, uma única execução por dia é capaz de produzir as informações para todas as unidades, simultaneamente — explica Cláudio Fontes, diretor de Tecnologia da Informação e Serviços Compartilhados da Solar. Ele afirma que o tempo economizado foi realocado e reaplicado em atividades mais analíticas e menos repetitivas.

Além disso, menciona que cerca de 15 dias após a contratação do sistema, a empresa foi surpreendida com a pandemia da Covid-19. — Tivemos uma rápida movimentação de funções que pudessem ser executadas no modelo home office. Com uma gestão pautada em dados, conseguimos acompanhar essa transição, evitando rupturas e assegurando a aderência necessária para a continuidade dos processos transacionais —explica o executivo que está na companhia há mais de sete anos.

Outro ponto destacado por Fontes, em que acredita ser um fator de sucesso é que, logo no início da jornada, a produção em massa de insights revelou que nem todas as ideias resultavam em interpretações óbvias e de forma homogênea para os colaboradores. — Acompanhamos os processos realizados por 300 usuários/colaboradores, garantindo assim uma variedade significativa de análises. Quinzenalmente comparávamos nossas conclusões com as produzidas pela Fhinck, e digo que esses encontros foram essenciais para amadurecer conceitos, ampliar as possibilidades de uso e, principalmente, calibrar as ações a serem tomadas a partir daquelas informações — assegura.

O sistema ajudou a avaliar as rotinas que mais consomem o tempo dos usuários, guiando entrevistas qualificadas de mapeamento dos processos que permitiram então enxugar e padronizar ou até mesmo automatizar a execução. — A visão ´do que se faz´, correlacionada ao ‘como´, nos permite simplificar os processos, treinar as pessoas, reduzir retrabalhos e, com isto, redirecionar esforços para atividades com maior valor agregado — finaliza Fontes.

Por meio da ciência de dados (Data Science) — que é um método multidisciplinar que traz conhecimento estatístico e de programação, a solução mapeia toda a jornada e interação de trabalho dos colaboradores ao identificar perfis de comportamento desses usuários diante das máquinas e de seus processos diários, bem como mapeia rotinas, tarefas, plataformas e sistemas.

Algumas das melhorias notadas: . Redução de algumas licenças do Sistema de Gestão Integrado (ERP) a partir da identificação de usuários habilitados;

. Treinamento dos operadores da central de atendimento na operação do sistema de maneira padronizada, adotando a sequência mais objetiva, resultando em um menor tempo médio de atendimento aos clientes;

. Melhoria no sistema de pedidos, agrupando informações até então distribuídas em várias telas. Esta visão unificada eliminou a necessidade de alternar telas para consulta de dados necessários para a execução do processo. Ainda que cada “clique” evitado pareça uma economia de pequenas frações de tempo, a intensa frequência de execução por um time muito grande resulta em muitas horas a cada mês;

. Integração de informações entre transações ERP que demandavam ação humana para “copiar e colar” informações entre elas;

. Identificamos rotinas com mais de 6.000 execuções mês que, automatizadas, trouxeram bastante celeridade ao processo.

A Fhinck garante que a solução, após instalada nos computadores, aumenta em 15% o tempo total em treinamentos e multiplicação de conhecimento, até 19% em ganho de padronização de processos e aproximadamente 21% em iniciativas de melhoria de sistemas e ambientes de TI.

A Solar Coca-Cola — Segunda maior fabricante do Sistema Coca-Cola no País, a companhia conta com mais de 11 mil colaboradores e possui 09 fábricas espalhadas por todo o Nordeste e no Mato Grosso. Dentro desse território a Solar é responsável pela produção e distribuição de mais de 150 produtos da Coca-Cola. Com 330 mil pontos de venda, a empresa chega a 20 milhões de lares em todo o país e tem faturamento anual de mais de R$ 6 bilhões.

A Fhinck — Fundada em 2015, pelo programador Paulo Castello, a startup é membra do Cubo Itaú, maior centro de empreendedorismo tecnológico da América Latina. Já são mais de 14 mil usuários com licença para usar o software, e a solução já está presente em mais de 20 países, a exemplo do México, Argentina, Colômbia e outros, por meio de parceiros estratégicos e de consultorias como Accenture, Avanade, Everis, Deloitte. O objetivo é internalizar e ampliar a tecnologia para São José, na Costa Rica, Dallas nos Estados Unidos, Varsóvia na Polônia e Kuala Lampur, na Malásia, até 2022. Dezenas de grandes empresas em seu portfólio e de diversos segmentos usando a solução, como Cogna/Kroton, Natura, Avon, Bodyshop, Totvs, Rede D'or, Rede Ímpar, Solar (Distribuidora da Coca-Cola no Nordeste), LASA, Santander, Banco BV, HDI, Vivara, DHL, Itatiaia, Grupo Ultra, Bunge e outras.

Programador, formado em Administração de Empresas e mestrado em Negócios pela Georgetown University (Washington/DC) e ESADE Business School (Barcelona), Paulo Castello foi executivo em multinacionais como Varig e Walmart, acumulando experiência em otimização e automatização de processos. Ele foi destaque na lista dos 10 CEOs mais inspiradores de 2020, pela revista americana Analytics Insight, que traz os "The 10 Most Inspiring CEOS to Watch in 2020”.|www.fhinck.com