Grupo Fleury agiliza sua gestão de contratos com solução da Easy Drive

Tempo de formalização e aprovação de contratos foi reduzido de dois meses para até um dia, em alguns casos.

A Easy Drive (www.easydrive.com.br), empresa que tem como foco exclusivo o gerenciamento completo dos contratos corporativos durante seu ciclo de vida, particularmente no monitoramento de eventos contratuais, acaba de entregar uma nova etapa do Projeto de Gestão dos Contratos para o Grupo Fleury (www.fleury.com.br).

De acordo com Carlos Gandolfi, analista de Suprimentos, tendo em vista o grande número de contratos firmados pelo Grupo Fleury em diversas áreas da administração, como fornecimento de matérias-primas, material de apoio, serviços, manutenção, entre outras, era necessário aprimorar o controle desses documentos. Além disso, a empresa tinha como meta ser mais proativa nas renovações dos contratos, preparando-se para rever cláusulas antecipadamente.

"Com esse sistema nosso processo de coleta de assinaturas foi agilizado, dispensando questões que tornavam o processo burocrático", diz Carlos Gandolfi. "Com a implantação do workflow de aprovação de documentos implementados pela Easy Drive, ganhamos mais agilidade e controle. Sabemos quem já aprovou o contrato, quem falta aprovar e, principalmente, temos acesso ao histórico das aprovações. Ou seja, aperfeiçoamos o monitoramento da base de contratos vigentes, o fluxo de aprovação de contratos e o gerenciamento da eficiência de todo o processo", avalia Carlos.

O Grupo Fleury, ainda de acordo com o executivo, escolheu a solução da Easy Drive por ser de rápida implantação e de relação custo/benefício compensadora. Outras vantagens no entender do gestor são: seu layout amigável, intuitivo, e a inexistência de um limitador para o número de usuários.

Com o uso do Easy Drive Monitor System, solução da Easy Drive 100% Web, o projeto entregue ao Grupo Fleury baseia-se na metodologia CLM - Contract Lifecycle Management. O monitoramento dos eventos contratuais é feito via web e abrange todo o ciclo de vida desses documentos. As etapas do processo são priorizadas de modo a indicar a execução das ações mais urgentes e significativas.

O CLM vai além do foco tradicional da fase de formalização dos contratos (minuta e assinatura), permitindo às empresas alcançar melhorias em sua performance. Os contratos passam a apresentar um índice desprezível de não-conformidades, com exigíveis documentados, o que minimiza os riscos legais e, na mesma proporção, o impacto dos processos de turnover e job-rotation, fenômenos tão comuns nas organizações.

O processo de implantação foi rápido e envolveu diretamente oito profissionais de ambas as empresas, além de diversas equipes do Fleury. "Inicialmente, verificamos as funcionalidades oferecidas pela ferramenta e passamos a atualizar a base já existente de contratos no sistema Easy Drive Monitor System. Com o processo de atualização da base de dados de contratos, começamos a verificar a necessidade de ajustes na forma de cadastramento e a necessidade de parametrização do sistema visando a atender as premissas do nosso projeto. Ao longo do processo, mantivemos reuniões periódicas com a equipe da Easy Drive para, em conjunto, ajustarmos as prioridades e adequar a ferramenta às nossas necessidades. Além disso, fizemos um treinamento ao longo do processo com a finalidade de nivelar o conhecimento da equipe que utiliza a ferramenta", explica Afrânio Haag, Gerente de Compras do Fleury.

Prazo de implantação - "Implantamos o projeto para o Fleury em dois meses", diz Walter Freitas, diretor de negócios da Easy Drive. "O Projeto de Gestão Documental e Aprovação Eletrônica de Contratos desse cliente diminuiu o tempo de formalização de seus contratos significativamente", comenta.

Apesar de estar em processo de amadurecimento dentro do Grupo Fleury, a empresa já consegue sentir os ganhos obtidos com a introdução do novo sistema, como na maior agilidade quando existe a necessidade de se fazer buscas dos documentos ou na consulta às cláusulas, controle de vencimentos e/ou renovação de contratos, gerenciamento de datas de reajuste, entre outros aspectos.

"O sistema tem ainda nos auxiliado no processo orçamentário da empresa, uma vez que podemos gerar relatórios de parcelas mensais e demais dados pertinentes", acrescenta Afrânio Haag. "O cliente interno também foi beneficiado, pois está mais próximo e envolvido com o processo de gerenciamento do contrato, uma vez que goza de pleno acesso ao sistema e às informações do documento".

O Easy Drive Monitor System oferece as seguintes funcionalidades: Centralização da catalogação de contratos, documentos relacionados, anexos e exigíveis | Acompanhamento e controle de atividades (eventos contratuais, através de agenda de alertas e escalas), Controle de eventos da fase de formalização, integrando as áreas Jurídica, Gestão ou Administração de Contratos, Suprimentos e Negócios | Registro de ocorrências de contratos e empresas envolvidas | Acessos baseados no Fluxo de Contratação | Workflow para apoio a processos na gestão de contratação, tais como validação de fornecedores, criação de minutas, contratação através de RFI/RFQ/RFP e/ou aprovação de contratos | Flexibilidade de adaptação às realidades (processos internos) de diferentes empresas.

Perfil da Easy Drive - Sediada em São Paulo, a Easy Drive atua no mercado há dois anos. Trouxe dos Estados Unidos para o Brasil o modelo de gestão CLM. A empresa é membro fundador da ANGC (Associação Nacional de Gestores de Contratações) e tem como meta liderar o mercado brasileiro de soluções com sistemas baseados em CLM, superando a expansão média anual de dois dígitos prevista para esse mercado, conforme estimativas de institutos como o IDC, Gartner, Aberdeeen e Forrester. A missão da Easy Drive é otimizar a gestão dos contratos dentro de seu ciclo de vida nas corporações. || www.easydrive.com.br.

Sobre o Grupo Fleury - Fleury é uma das mais respeitadas empresas de medicina e saúde do País, com 81 anos de existência, reconhecido pela comunidade médica e opinião pública como excelência em qualidade, inovação e serviços ao cliente.

Desde o início de 2007 conta com uma nova estrutura composta por quatro Unidades de Negócio: Fleury Medicina Diagnóstica, NKB Medicina Diagnóstica, Fleury Hospital-Dia e Fleury Gestão de Saúde. Somadas as atuações de Fleury e NKB em medicina diagnóstica, o Grupo realiza 25 milhões de exames por ano em suas 127 unidades de atendimento, que estão localizadas nos Estados de São Paulo, Rio de Janeiro, Bahia, Pernambuco e Paraná, além de Brasília. Ao todo, são realizados aproximadamente 2 mil tipos de testes em 37 áreas da medicina, tais como análises clínicas, imagem, cardiologia, medicina fetal, gastroenterologia, genética molecular, entre outros.

Outro negócio importante para o Grupo é o Fleury Hospital-Dia, dedicado à realização de cirurgias de pequeno e médio portes. Criado em 2005, a primeira unidade está localizada em São Paulo, no bairro de Higienópolis, com capacidade para a realização de 700 tipos de procedimentos cirúrgicos. Trata-se de um modelo inovador - o primeiro em São Paulo - com instalações equivalentes aos melhores hospitais do mundo em que o tempo de internação é de, no máximo, 23 horas.

Constituída mais recentemente, a Unidade de Negócio Fleury Gestão de Saúde está voltada para oferecer ao mercado soluções em medicina preventiva por meio dos serviços de check-up, vacinação e promoção de saúde.

Além de ter essas Unidades de Negócio, o Grupo é considerado laboratório referência para a realização de exames complexos e de ponta para cerca de 900 laboratórios clínicos e hospitais de todo o Brasil. Fornece, ainda, apoio à pesquisa clínica para a indústria farmacêutica no País e na América Latina. Integram sua equipe aproximadamente 4 mil profissionais, entre os quais cerca de 600 médicos. O faturamento bruto do Grupo em 2007 foi de R$ 581 milhões.