Varejo e indústria ganham eficiência ao unificar cadastro de produtos

Grupo de trabalho da Associação ECR Brasil desenvolveu um “cadastro mínimo” para reduzir a incidência de divergência e falta de produtos nas prateleiras.

Empresas de todo o mundo ainda se deparam com problemas de cadastro de produtos, os quais são agravados pela globalização. Por exemplo, no setor de vinhos de um supermercado, onde são encontrados rótulos de diferentes países e continentes, com rótulos em vários idiomas.

As questões são tanto da estrutura do cadastro como da identificação de mercadorias. No momento em que devem ser associadas ao cadastro, em especial no recebimento, em que é comum ocorrerem divergências que resultam em atrasos e devoluções – muitas vezes não apenas do item divergente, mas de toda a carga –, ou no registro em duplicidade do mesmo artigo, sempre com conseqüências danosas para todos. Desde a falta até o excesso de produtos, compras desnecessárias, inexatidão de estoques, vencimento de prazos de validade etc.

A origem dos problemas de identificação tem três causas básicas: a mercadoria não foi registrada, houve falhas no cadastramento ou os responsáveis pelo recebimento não encontraram o item, por causa das diferenças entre códigos e nomenclatura da documentação fiscal e do sistema.

Quando não é identificado corretamente, em qualquer ponto da cadeia (desde o recebimento no depósito até a passagem pelo check-out, onde é comum os operadores cometerem erros de lançamento de produtos com diferentes sabores ou fragrâncias como se fossem um só), e passa por outro ou é registrado duas vezes, geram-se divergências entre estoques físicos e contábeis, causando rupturas e distorções nas compras e no reabastecimento.

Além da identificação, os cadastros muitas vezes apresentam várias lacunas, entre elas, falta de informações importantes como medidas, tipo de embalagem e forma de paletização, indicação se a produção é normal ou está suspensa ou outros quesitos indispensáveis para o planejamento logístico, definição da exposição e planograma e muitos outros pontos operacionais.

Tais situações poderiam ser evitadas com a adoção de um cadastro único, com estrutura e conteúdo padronizados, atualizado permanentemente e respaldado por processos adequados em todos os momentos nos quais se recebe, se movimenta ou são entregues produtos ao longo da cadeia.

A implementação do sistema integrado certamente irá gerar inúmeras vantagens, trazendo maior agilidade e eficiência, uma vez que fornecedor, transportador e cliente passariam a utilizar o mesmo vocabulário e processos alinhados nas transações comerciais, diminuindo erros, prazos e custos, tanto dos fabricantes quanto de seus clientes.

Grupo de estudos - Já que os problemas oneram continuamente os negócios e a introdução de novos processos e a alteração de todos os cadastros é um programa de médio prazo, a Associação ECR Brasil, em 2007, criou um grupo de trabalho, para desenvolver soluções práticas e aplicáveis ao meio empresarial de imediato e que permitissem reduzir a incidência de divergências e de rupturas.

O resultado foi o que se chamou de cadastro mínimo, ou seja, definiram-se os campos nos quais hoje ocorrem as maiores divergências, e que se fossem padronizados e estivessem completos para todos os produtos e empresas ao longo da cadeia de abastecimento, minimizaria a maioria das ocorrências hoje registradas (para mais detalhes consulte www.ecrbrasil.com.br). Esse esforço, evidentemente, é somente um primeiro passo para a busca da eficiência plena.

Qualquer que seja o tipo de cadastro, ele só cumprirá seu papel se tiver todos os campos completos e atualizados, tanto para mercadorias em linha como para itens promocionais, lançamentos ou modificações. A atualização dessas informações, de modo geral, é responsabilidade do fabricante, que deve comunicar a todos os que eventualmente trabalhem com seus produtos (distribuidores, atacadistas, operadores logísticos, varejistas e outros) as características contempladas no cadastro, seja no lançamento ou em quaisquer circunstâncias nas quais haja modificações relevantes (tamanho ou peso da embalagem, formulação, paletização etc.).

Compete a quem opera com os produtos procurar verificar regularmente a base de dados de seus fornecedores e, à medida que a estrutura seja única e compartilhada, esse processo poderá ser automatizado, agilizando os procedimentos e eliminando os erros decorrentes tanto da intervenção humana quanto de dados parciais ou desatualizados.

Além dos cadastros, é necessário também modificar alguns dos processos atuais, em especial os de identificação e rotinas de construção e atualização dos registros, com o envolvimento de diversas áreas da companhia.

Ainda é comum encontrar nas empresas o cadastro geral e o de itens ativos, que muitas vezes representam menos da metade do volume de produtos cadastrados. Essa situação sobrecarrega desnecessariamente as bases de dados, sendo aconselhável introduzir-se rotinas de revisão periódica, depois da eliminação dos descontinuados.

A partir do entendimento da importância do cadastro para a eficiência e produtividade da circulação de produtos ao longo da cadeia de abastecimento em um mercado globalizado, a questão central que se coloca é a razão pela qual um sistema único – já definido pela GS1 Internacional – não é adotado com entusiasmo por todas as empresas, já que possibilita a elas eliminar muitos dos problemas hoje existentes.

Para disseminar o modelo do cadastro único e criar as condições indispensáveis para sua adoção, a ECR Brasil criou um novo grupo de trabalho, cuja agenda se inicia com o entendimento da estrutura do cadastro único e continua com a discussão de assuntos específicos para nosso mercado, desde produtos regionais, nomenclatura padronizada, abreviações utilizadas nos diferentes pontos da cadeia (documentação fiscal, identificação na gôndola e PDV) até os registros necessários para definir a estrutura de categorias.

. Por: Claudio Czapski, superintendente da Associação ECR Brasil. | Perfil: Associação ECR Brasil – www.ecrbrasil.com.br. A entidade sem fins lucrativos, fundada em 1997, reúne cerca de 100 empresas associadas e tem como missão difundir as ferramentas de Resposta Eficiente ao Consumidor (Efficient Consumer Response, em inglês), ou simplesmente ECR, sigla pela qual é conhecida no mundo inteiro. As principais ferramentas são gerenciamento por categoria, reposição eficiente e troca eletrônica de dados. A sigla ECR representa um movimento global, nascido nos Estados Unidos, por meio do qual integrantes de toda a cadeia de abastecimento (varejo, atacado, distribuidores, indústria, serviços e outros), independentemente de marcas, preços ou participação de mercado, trabalham em conjunto em busca de padrões comuns para a melhoria dos processos, redução de custos, aumento da eficiência e, principalmente, atender às necessidades dos consumidores. | Site: www.ecrbrasil.com.br.