Ao escrever e-mail, primeiro comunique, depois explique

Na teoria, todo mundo sabe que o e-mail sobre questões de trabalho precisa ser objetivo, claro e enxuto. Mas, na prática, muita gente se enrola para escrever quando o assunto é um pouquinho mais complexo ou precisa-se explicar alguma coisa. Um típico exemplo disso foi o e-mail que recebi de um escritório de contabilidade tempos atrás. Respire fundo antes de ler, você vai precisar. Lá vai:

A MP nº 351/07, divulgada no DOU em 22/1/07, alterou o prazo de recolhimento da GPS do dia 2 para o dia 10 do mês seguinte à competência.

O art. 62, § 3º, da Constituição Federal/88 estabelece que as medidas provisórias perderão a eficácia, desde sua edição, caso não sejam convertidas em lei no prazo de 60 dias, prorrogável uma vez por igual período.

Como até o momento não foi publicada a conversão da referida MP, e na falta de uma norma que venha a estabelecer novo prazo de vencimento da GPS, vigorarão as disposições anteriores à Medida Provisória, ou seja, o prazo de vencimento do INSS voltará para o dia 2 do mês seguinte ao da competência como determina a legislação (art.216 do Decreto nº 3048/99 e art.94 da IN nº 3/05).

Com base no exposto, recomenda-se que as empresas, com base na CF/88 e de maneira preventiva, paguem suas contribuições da competência Maio no dia 2/junho, evitando-se possíveis penalidades caso venham recolher no dia 10 conforme previsão na MP nº 351/07.

É bem provável que você tenha ficado confuso com a mensagem. Ou será que nem teve paciência de chegar ao final? Quanto a mim, confesso que o e-mail deixou o Tico e o Teco, meus dois neurônios, à beira de um ataque de nervos. MP, parágrafo da Constituição Federal, DOU... Socorro!

Mas sabe o que achei pior? Foi que, depois de ter tido certo trabalho para decifrar siglas e e entender que raios estava acontecendo, encontrei a informação que realmente interessava no último parágrafo, que eu traduzi como “desconsidere o que foi dito anteriormente e continue pagando seu carnê do INSS no mesmo dia de sempre”.

Não é incrível? Tanto detalhe, tanta informação, e no final das contas o mais importante eram as três linhas finais da mensagem. Pensando bem, esse e-mail bem que poderia ser assim:

Recomendamos que a contribuição para a Previdência Social (GPS) referente ao mês de maio seja paga no dia 2 de junho.

Embora esteja tramitando no Congresso Nacional uma Medida Provisória que altera a data desse recolhimento do dia 2 para o dia 10, ela até agora não foi convertida em lei. Assim, permanece, por enquanto, a data atual.

Que tal agora? O e-mail melhorou um bocado, não? Observe que a informação mais importante para quem recebe, que é o que fazer, já vai logo no começo da mensagem. Em segundo lugar ficou toda aquela explicação, o por que fazer, mas bem resumida, sem detalhes que só servem para confundir e desviar o foco do que realmente interessa.

Entende agora o que quero dizer como “primeiro comunique, depois explique”? Então observe essas dicas: 1. Antes de começar a escrever um e-mail, pergunte a si mesmo “que resultado desejo obter com essa mensagem?” ou “o que desejo que o leitor faça?”. Inicie seu e-mail com a informação que levará o leitor a fazer o que você deseja.

2. Deixe as explicações ou justificativas para segundo plano. Seja sintético, ou seja, procure explicar-se resumidamente, sem entrar em muitos detalhes. Escreva o que é essencial e da maneira mais simplificada possível.

3. Evite o uso de termos técnicos, expressões ou siglas que podem não ser conhecidos pelo destinatário da mensagem. Caso seja necessário usá-los, explique o que significam.

Lembre-se de que vivemos em um mundo globalizado que gira em alta velocidade. A agilidade na troca de informações tem de acompanhar esse ritmo, e por isso as mensagens devem ser objetivas, claras e precisas. Se o e-mail é longo ou confuso, quem o recebe não entende direito e manda uma pergunta, e aí você manda uma resposta.... E enquanto se fica nesse pingue-pongue, nada acontece.

. Por: Regina Giannetti, jornalista, consultora de projetos editoriais e facilitadora da Academia do Palestrante – www.academiadopalestrante.com.br