Bureau Veritas vai certificar empresas de guarda de documentos

Grupo francês será responsável por selo de qualidade criado pela ABGD.

O grupo francês Bureau Veritas, com 850 escritórios em 140 países e mais de 300 mil clientes, será responsável pela padronização do setor de gestão e armazenagem de documentos e arquivos no Brasil. A companhia, que tem faturamento de mais de 20 bilhões de euros, responde pelos processos de certificação do Instituto Nacional de Metrologia, Normalização e Qualidade Industrial (Inmetro), órgão federal que analisa a adequação e qualidade de produtos e serviços oferecidos ao consumidor.

A gestão documental é uma atividade ainda recente no país, com presença maior nos principais centros econômicos e restrita principalmente às médias e grandes corporações. Porém, o segmento está em acelerada expansão. Segundo a Associação Brasileira das Empresas de Gerenciamento de Documentos (ABGD), a tendência é de crescimento de 15% ao ano — até o final de 2008 serão guardados 84 bilhões de documentos, o que corresponde ao uso de 35 milhões de caixas. Mensalmente, são digitalizados mais de 300 milhões de documentos.

Foi essa expansão que levou a ABGD a contratar o Bureau Veritas para fazer a certificação no setor. A entidade, criada em 2005, reúne as maiores empresas do setor de gestão e armazenagem de documentos e arquivos, que respondem por mais de 80% do mercado nacional. A certificação das companhias será concedida por meio de um selo de qualidade, emitido pela ABGD.

“O selo significa que a empresa certificada tem um processo adequado para realizar a conservação e proteção do acervo de documentos de seus clientes, além de mostrar que ela dispõe de um sistema que garante a confidencialidade do material guardado. Com isso, a empresa passa a ter maior reconhecimento pelo serviço prestado, ganhando visibilidade no mercado”, afirma o presidente da ABGD, Luiz Santoyo.

Segundo o executivo, o lançamento do certificado de qualidade vem para fortalecer o trabalho da associação na profissionalização e desenvolvimento do ramo no país. “A gestão das informações representa, hoje em dia, uma preocupação constante para as médias e grandes organizações, o que torna a guarda terceirizada de documentos um fator estratégico para a atuação dessas companhias”, afirma.

Levantamento da consultoria americana Coopers & Lybrand aponta que as corporações perdem, em média, quatro semanas por ano à procura de documentos armazenados de forma inadequada. Isso equivale a duas horas diárias de um funcionário que são destinadas à localização de papéis extraviados. De acordo com a ABGD, novas soluções podem eliminar 30% da papelada e 37% das fotocópias das empresas que, devido à má gestão, perdem um documento a cada 12 segundos. O custo médio de recuperação desse material é de US$ 120.