Digitalização de documentos cresce no mercado brasileiro

Organização centralizada, praticidade nos processos de consulta e capacidade ilimitada para armazenagem em diferentes meios levam empresas de portes e segmentos diferentes a investirem cada vez mais em tecnologias de digitalização.

São Paulo – Segundo dados da AIIM (Associação Internacional para Gerenciamento de Informações e Imagens), 95% das informações que trafegam no mundo estão em papel. Percentual que além de sinalizar negativamente para o uso irracional da matéria-prima, também reflete na gestão corporativa brasileira no que se refere a seus processos de organização de informações – procedimentos de consulta e armazenagem deste conteúdo. Como alternativa eficaz para o problema, empresas brasileiras estão investindo cada vez mais no uso de tecnologias para digitalização de documentos, seja com infra-estrutura própria, ou por meio de Outsorcing. A prática consiste na conversão de documentos em papel físico, foto, microfilme, microficha, jaqueta ou cartão janela para uma imagem digital por meio de scanner. Depois de digitalizados, os documentos são armazenados em meio magnético, digital ou óptico e gerenciados eletronicamente – processo conhecido como ECM (Enterprise Content Management).

Para Paulo Carneiro, diretor da P3IMAGE, empresa brasileira especializada em ECM, esta tendência deve se fortalecer cada vez mais. “Ainda estamos longe do fim do uso de papel no ambiente corporativo. Mas a necessidade por uma melhor gestão da informação, deu início a um interesse promissor por parte de empresas de diferentes segmentos econômicos que buscam uma gestão documental eficiente, obtida com a implantação de soluções que são adaptáveis para qualquer negócio”, afirma o executivo ao destacar o fortalecimento do mercado nacional de GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos) que ainda neste ano deve crescer 30,9% segundo pesquisa divulgada pelo Cenadem (Centro Nacional de Desenvolvimento do Gerenciamento da Informação).

No Brasil, diversas empresas estão obtendo excelentes resultados em suas atividades de gestão documental após adotarem tecnologias para digitalização e gerenciamento eletrônico. Efeitos constatados nos setores financeiro, hospitalar, educação, advocacia, imobiliário entre outros. Áreas que possuem um grande volume de documentos e necessidade de acesso constante. Além de garantir o backup dos documentos, evitando que os mesmos sejam perdidos, o GED está otimizando diversos procedimentos que exigem o processo de consulta de informações. “Antes da digitalização, a gestão dessas informações era descentralizada e as áreas que manuseavam estes documentos estavam ilhadas sem qualquer compartilhamento. Fator que muitas vezes levava a morosidade no atendimento e repetição de procedimentos. Com a digitalização e o gerenciamento eletrônico todas as informações são organizadas e centralizadas em um único canal, permitindo o múltiplo acesso para um número ilimitado de usuários, otimizando as atividades. Além disto, essas instituições estão ganhando mais espaços físicos, antes ocupados por pilhas e pilhas de papéis”, destaca Paulo Carneiro.

Atuação - A P3IMAGE tem se destacado neste mercado atendendo empresas de portes e segmentos diferentes. Com capacidade mensal de 15 milhões de produção/digitalização, a empresa conta com infra-estrutura de ponta totalmente modernizada oferecendo um serviço personalizado que pode ser executado nos birôs da empresa, ou nas próprias instalações do cliente. “Sem dúvida, um importante diferencial competitivo. Com o serviço de digitalização ‘in house’, montamos um birô nas dependências do cliente fornecendo equipamentos e mão-de-obra especializada para a realização dos projetos”, diz o diretor.

Outro ponto positivo no serviço oferecido pela empresa está no cuidado com o conteúdo digitalizado. Na P3IMAGE, todo o conteúdo escaneado passa por criterioso processo que envolve três etapas: Preparação, quando os documentos passam por um processo para se tornarem aptos à digitalização com retirada de clipes, grampos, ou qualquer elemento que prejudique o acesso do documento ao scanner; Digitalização, quando os documentos são adequados para a área de digitalização do scanner e a partir daí gerar a imagem digital, disponibilizando-a para uma posterior pesquisa, de forma rápida e objetiva; e Controle de Qualidade, quando todas as imagens digitalizadas são revisadas para checar se as mesmas estão de acordo com as especificações técnicas determinadas pelo projeto. “Com este meticuloso processo conseguimos obter 100% de aproveitamento dos projetos executados pela P3IMAGE, fator que também nos garante a satisfação plena do cliente”, enfatiza o executivo.

O serviço oferecido pela empresa também conta com outro importante recurso para uma gestão documental ágil: o processo de indexação de documentos que possibilita que todo o conteúdo escaneado receba uma identidade única tornando seu acesso muito mais prático e preciso. Para esta tarefa, a P3IMAGE dispõe de uma série de tecnologias. São elas: OCR (Optical Character Recognition) - reconhecimento de caracteres impressos; ICR (Intelligent Character Recognition) - reconhecimento de caracteres manuscritos, muito utilizado para formulários pré-impressos; OMR (Optical Mark Recognition) - reconhecimento de marcas, por exemplo, uma prova de vestibular com múltiplas alternativas); Barcode (Código de Barras) - permite converter informações contidas no documento em um código de barras tornando a leitura muito mais precisa; e Digitação - entrada manual de dados. “É um recurso eficaz que pode ser aplicado ao processo de digitalização de acordo com a necessidade do projeto. Com a indexação podemos criar parâmetros de consulta definidos pelo cliente para todo o conteúdo garantindo um acesso dinâmico e preciso”, conclui Paulo Carneiro.

Perfil da P3IMAGE - Empresa 100% brasileira, a P3IMAGE é especializada na área de ECM - Enterprise Content Management, provendo serviços e soluções para gerenciamento eletrônico e guarda de documentos para empresas de diferentes setores econômicos: Financeiro (Bancos, Corretoras de Valores e Seguradoras), Hospitalar, Educação, Advocacia, Imobiliário entre outros. Com sede em São Paulo, capital, e filial na cidade do Rio de Janeiro, a companhia vem desde a sua criação, em 2003, obtendo um crescimento continuado ao revolucionar o conceito de gestão de informações corporativas no mercado nacional. Entre as principais soluções tecnológicas da P3IMAGE estão o ALL IMAGE, software de GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos) e o ALL STORE, software próprio para a gestão de guarda de documentos e mídias. Em 2007, a empresa criou a marca P3Store e passou a oferecer o que há de mais avançado em guarda gerenciada de documentos e mídias: montou uma sala cofre altamente segura e climatizada, aumentou sua capacidade mensal de produção/digitalização para 15 milhões de documentos e criou duas áreas exclusivas: Formalização de Contratos de Crédito e Organização Arquivística. Como resultado a companhia dobrou o seu faturamento, registrado em R$ 2.5 milhões. Para 2008 a companhia prevê um crescimento de 100% de sua receita, estimada em R$ 5 milhões. Entre os principais clientes da P3IMAGE estão: Banco Itaú, BIC Banco, Eletropaulo, Hospital São Luiz, Socopa, Souza Barros Corretora, Sulamérica, Universidade Anhembi-Morumbi, Universidade de Guarulhos, SAC - Sociedade Auxiliar de Crédito e Comércio entre outros. | www.p3image.com.br.