Socopa cria Central de Informações de Cadastros de Clientes

Instituição financeira terceiriza a Gestão Eletrônica de Documentos para a P3IMAGE e terá, a partir de 2009, uma única base de dados centralizada via WEB com milhões de documentos. Projeto envolve os cadastros da Corretora Paulista, do Banco Paulista e da Financeira Paulicred.

São Paulo - A Socopa – Sociedade Corretora Paulista, tradicional empresa do setor financeiro nacional e que atua de forma integrada com o Banco Paulista e com a Financeira Paulicred, vem reduzindo substancialmente a tramitação de papéis em suas operações. Na estratégia operacional do Grupo Socopa, que é comandada pelo Diretor de Tecnologia da Informação Marcos Monteiro de Barros Junior, o Gerenciamento Eletrônico de Documentos passou a ser prioridade. A adoção de tecnologias de GED tornou-se ferramenta básica para a execução de um projeto maior com inicio marcado para o começo de 2009: a integração de todos os cadastros dos clientes das três empresas e suas conseqüentes documentações em uma única base de dados centralizada.

O processo de digitalização dos cadastros dos clientes da corretora, do banco e da financeira – envolvendo milhões de documentos - foi terceirizado para a P3IMAGE, empresa brasileira especializada em ECM – Enterprise Content Management. Além da digitalização desses documentos, a P3IMAGE realiza a implantação do sistema All Store (que faz o gerenciamento e a guarda dos documentos digitalizados via WEB), bem como é responsável pela Guarda Física de toda a documentação em suas dependências físicas pelo tempo exigido por Lei para tal fim. “Temos muita confiança no pessoal da P3IMAGE e a equipe tem capacitação plena para executar os serviços dentro de nossos rigorosos critérios, inclusive os critérios legais. Estamos bastante satisfeitos com a opção feita”, observa Marcos Monteiro de Barros Júnior.

Com a decisão estratégica já em execução a Socopa, que vinha enfrentando um trâmite burocrático e logístico complexo, com morosidade dos processos e muita tramitação física de papéis para análises pelos comitês de crédito, passa a obter ganhos significativos. “Temos diversos ganhos importantes com este projeto, a exemplo de facilidade e agilidade nos processos e muitas reduções: de tempo no traslado e tramitação dos documentos, de perdas e até deterioração dos documentos, de erros humanos, de volumes e volumes de papéis, de espaço físico, etc. Mas acima de tudo isto está a satisfação dos nossos clientes. Nosso objetivo maior é evitar que, a partir de agora, se peça a mesma informação aos clientes duas vezes”, explica o CIO do Grupo Socopa.

O projeto da Central de Informações de Cadastros dos Clientes do Grupo Socopa foi dividido em fases. Inicialmente a empresa realizou a digitalização da documentação da corretora, com os cadastros de Pessoas Físicas. Esta fase envolveu mais de 11 mil cadastros, cada um contendo entre 20 a 30 documentos. Há cerca de oito meses teve início um processo mais complexo, junto ao Banco Paulista, com previsão de encerramento já no final de novembro. “Concluímos a digitalização dos cadastros de Câmbio e agora estamos quase finalizando os cadastros dos Clientes Comerciais. São menos cadastros, cerca de quatro mil, mas é um processo mais trabalhoso, pois os cadastros de Pessoa Jurídica têm entre 60 a 70 documentos cada um”, comenta Marcos Monteiro de Barros Junior. A fase final terá início no começo do próximo ano, inserindo a documentação da Paulicred e por fim, a integração de todas as bases de dados em uma única central de informações. “No próximo ano os volumes serão muito grandes, pois estaremos trabalhando com os cadastros de financiamentos de carro e de crédito consignado, entre outros, que são negociados através da financeira”, acrescenta o sócio-diretor da Socopa. “Mas a partir daí, tudo entra num processo natural, que tem no Gerenciamento Eletrônico de Documentos a sua essência. Temos que ter uma visão lógica de futuro. Não se pode mais conceber tramitar milhões de documentos fisicamente e exigir do cliente que entregue novamente, a cada contrato, cópias autenticadas de uma documentação. A tecnologia está aí para facilitar os processos e garantir toda a segurança”, conclui o diretor de TI da Socopa.

Perfil da P3IMAGE - Empresa 100% brasileira, a P3IMAGE é especializada na área de ECM - Enterprise Content Management, provendo serviços e soluções para gerenciamento eletrônico e guarda de documentos para empresas de diferentes setores econômicos: Financeiro (Bancos, Corretoras de Valores e Seguradoras), Hospitalar, Educação, Advocacia, Imobiliário entre outros. Com sede em São Paulo, capital, e filial na cidade do Rio de Janeiro, a companhia vem desde a sua criação, em 2003, obtendo um crescimento continuado ao revolucionar o conceito de gestão de informações corporativas no mercado nacional. Entre as principais soluções tecnológicas da P3IMAGE estão o ALL IMAGE, software de GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos) e o ALL STORE, software próprio para a gestão de guarda de documentos e mídias. Em 2007, a empresa criou a marca P3Store e passou a oferecer o que há de mais avançado em guarda gerenciada de documentos e mídias: montou uma sala cofre altamente segura e climatizada, aumentou sua capacidade mensal de produção/digitalização para 15 milhões de documentos e criou duas áreas exclusivas: Formalização de Contratos de Crédito e Organização Arquivística. Como resultado a companhia dobrou o seu faturamento, registrado em R$ 2.5 milhões. Para 2008 a companhia prevê um crescimento de 100% de sua receita, estimada em R$ 5 milhões. Entre os principais clientes da P3IMAGE estão: Banco Itaú, BIC Banco, Eletropaulo, Hospital São Luiz, Socopa, Souza Barros Corretora, Sulamérica, Universidade Anhembi-Morumbi, Universidade de Guarulhos, SAC - Sociedade Auxiliar de Crédito e Comércio entre outros.| www.p3image.com.br.

Perfil da Socopa – A Sociedade Corretora Paulista iniciou suas atividades em 1967, sendo reconhecida pela sua experiência e pioneirismo no mercado de corretora de valores. É responsável por serviços inéditos, como o Socopa Online, primeiro site de investimentos online em bolsa no Brasil, e o Socopa Phone Trade, um serviço por telefone totalmente eletrônico. A companhia é corretora membro e agente de compensação da BOVESPA- Bolsa de Valores de São Paulo (nº 58), BM&F - Bolsa de Mercadorias e Futuros (nº 58) e SOMA (nº 124). A Socopa atua de forma integrada ao Banco Paulista, uma sólida instituição financeira, e juntos adotaram como seus princípios e valores: ética, responsabilidade, crescimento sustentado, lucratividade e solidez, os quais garantem o êxito de seus trabalhos e sucesso na relação com seus clientes. | www.socopa.com.br