Cetec utiliza plataforma educacional desenvolvida pela Gestar, para fidelizar e conquistar alunos

A partir da ferramenta Student Relationship Management, instituição adotou uma postura pró-ativa no atendimento aos alunos e otimizou a tomada de decisão.

A Cetec, mantenedora da ETEP Faculdades e do Colégio Olavo Bilac, com sede em São José dos Campos, interior de São Paulo, contratou a Gestar Tecnologia para Educação - integradora e provedora de soluções para pequenas e médias empresas, com foco no segmento educacional -, para implementar um projeto que tem como principal objetivo ampliar a retenção e a captação de alunos.

O projeto engloba a instalação do SRM (Student Relationship Management) – módulo educacional da ferramenta de CRM (Customer Relationship Management) da Microsoft. Totalmente desenvolvido pela Gestar, o SRM inclui funcionalidades que atendem por completo aos processos específicos das instituições de ensino, aliado às melhores práticas de CRM.

Até dois anos atrás, a Cetec contava com uma base de dados descentralizada, para tomar decisões referentes à captação e a retenção de alunos. Este cenário dificultava o mapeamento de informações estratégicas para novas ações de marketing, pois não existia um histórico do relacionamento com os estudantes, em processos tais como a seleção de candidatos, contatos feitos por meio do site, telefone e outros pontos presenciais.

Segundo Helen Toyama gerente de marketing do Cetec, a iniciativa também contribuiu para que a instituição acompanhe o crescimento do número de alunos, que vem registrando ano a ano, sem perder a qualidade do atendimento oferecido. “Temos ampliado o quadro de alunos de forma significativa e, por isso, sentimos a necessidade de nos organizar de forma ainda mais eficiente”. A cultura de registrar os dados já existia, mas era feita manualmente e de forma descentralizada, dificultando a recuperação ágil das informações.

A executiva ressalta que com o projeto da Gestar tem sido possível armazenar essas informações em uma única base de dados. “Podemos obter com facilidade informações sobre o histórico dos alunos e prospects, além de cruzar informações de diversas áreas da instituição, permitindo a extração ágil e eficiente de relatórios que auxiliam a tomada de decisão. Isso refletiu diretamente na agilidade do atendimento aos alunos - cerca de 85% das ocorrências são resolvidas no ato, e 10% em até 24h”.

Ao final da implementação, que durou quatro meses, os benefícios são muitos. “A partir do projeto, adotamos uma postura pró-ativa em relação às necessidades dos alunos. Isso tem sido possível, pois a ferramenta viabiliza uma melhor definição dos processos, unificação do discurso e outras formas de atendimento”, explica Helen, exemplificando “caso um estudante solicite informações sobre o trancamento da matrícula, podemos atuar imediatamente para reverter a situação, oferecendo alguma modalidade de parcelamento de débito ou financiamento, ampliando dessa forma, as chances de retenção”, finaliza.

Entre os motivos que levaram o Cetec a escolher a ferramenta Student Relationship Management, destaca-se a facilidade de integração com outros sistemas, customização e interface amigável, já que os usuários identificaram o SRM ao Microsoft Outlook, o que determinou grande facilidade de uso.