Printer Facilities amplia seu leque de serviços e desenvolve ferramenta de GED

Como forma de agregar valor ao ciclo de documentos de seus clientes, a Printer Facilities desenvolveu uma solução para gerenciamento eletrônico de documentos (GED).

O software é oferecido como um serviço nos contratos de outsourcing de impressão e custa apenas uma fração de centavo. Em 2008, a Printer Facilities experimentou um crescimento de 40%. Para 2009, a previsão é de expansão de 60% sobre os resultados de 2008. Com a crise financeira, o outsourcing de impressão é uma maneira eficaz de reduzir custos, principalmente para a pequena e média empresa.

Tendo em vista a tendência do mercado de oferecer softwares como serviços, e não mais como um pacote de compra, a Printer Facilities (empresa que atua no segmento de TI, infra-estrutura e outsourcing de impressão) desenvolveu um programa de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED), oferecido a seus clientes por apenas uma fração de centavo por indexação. O GED, um conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos, é fundamental para a vida de uma empresa, seja para tomar decisões baseadas em informações seguras ou preservar a memória institucional.

A ferramenta, desenvolvida pelo grupo de analistas de sistemas da Printer, é oferecida automaticamente, logo no fechamento do contrato de outsourcing de impressão: o software é instalado gratuitamente em todos os computadores do cliente e é customizado de acordo com as necessidades do mesmo (logotipia e identidade visual, acessos principais, variáveis de busca etc). Assim, o usuário não paga pela instalação ou compra do programa, mas sim por sua utilização, ou seja, investe uma fração de centavo por cada documento indexado. Trata-se do modelo SaaS – software as a service (ou software como um serviço)

“O sistema de Gerenciamento Eletrônico de Documentos é imprescindível para o bom funcionamento de uma empresa, porém é muito caro. Assim, a maior parte dos estabelecimentos reconhece a necessidade de implementação do GED, mas não o faz pelo alto valor de investimento. Ao oferecer o software como um serviço, tornamos essa ferramenta mais acessível para nossos clientes”, explica Luiz Augusto Geraigire, diretor da Printer Facilities.

Os benefícios, para o usuário, ao utilizar o GED da Printer são múltiplos. Além de não pagar pela aquisição de dois softwares (o de gerenciamento e o de indexação), não possui gastos com a manutenção e atualização do pacote e tampouco precisa pagar o valor da licença para instalação em pontos múltiplos. À economia é agregado o benefício de não se preocupar com suporte técnico e também a maior facilidade para controlar as despesas da empresa com gerenciamento e indexação de documentos.

Perfil do GED - A Gestão Documental visa a obter maior controle sobre as informações que as empresas produzem e recebem, racionalizar os espaços de guarda de documentos e, assim, desenvolver suas atividades com mais eficiência e rapidez. Um documento não possui importância em si mesmo (embora possa conter informações valiosas), mas sim no conjunto de documentos do qual faz parte. Ao digitalizá-los e agrupá-los, o GED permite maior controle sobre as informações, além de uma visão ampla do histórico empresarial.

A classificação dos documentos de arquivos no GED não é padronizada. Ela deve ser feita a partir de um método de arquivamento a ser definido entre a Printer e o cliente, levando em consideração a estrutura da empresa, suas funções e a natureza de seus documentos. Através de um software de contabilização, há controle de todos os arquivos indexados, para que o usuário possa planejar melhor o processo de digitalização dos documentos, de forma a adequá-lo às suas possibilidades orçamentárias e necessidades administrativas.

Por meio dos softwares de gerenciamento e indexação - e com o apoio da estrutura física oferecida pelo contrato de outsourcing de impressão -, os documentos são escaneados e, após tratamento de imagem apropriado, indexados. Dessa forma, todo o arquivo da empresa é digitalizado, com um investimento de uma fração de centavo por documento. Além de facilitar a localização e manuseio de informações, o sistema permite reaproveitamento de espaço físico, pois os papéis podem ser enviados para depósitos fora da empresa ou então reorganizados de forma mais compacta.

Quanto à capacidade de armazenamento virtual, não é imprescindível que a empresa possua muito espaço em seu disco rígido. O GED gera arquivos leves e, se o cliente optar por isso, por um pequeno valor adicional seus documentos podem ser armazenados no servidor da Printer, ao qual teria acesso remoto. Se preferir manter os documentos em seus próprios computadores, a Printer faz um backup gratuito em seu storage, como forma de garantir maior segurança aos usuários.

Proposta ecologicamente correta - Com o tempo, o GED reduz a quantidade de impressões realizadas pela empresa, garantindo maior economia de papel e, portanto, preservação do meio-ambiente. “Nós sabemos que, com o GED, a quantidade de impressões irá diminuir. Mas acreditamos no consumo sustentável e utilização consciente dos recursos ambientais”, afirma Augusto.

Como outra forma de incentivar a redução do consumo de papel, a Printer distribui, a todos seus clientes, uma pequena árvore de madeira, onde devem ser colocadas todas as impressões “sem dono”, abandonadas. “Assim, quando as pessoas vêem aquela pilha aumentar, percebem o desperdício de recursos e passam a ser mais conscientes”, o diretor explica.

Perspectivas para 2009 - No ano de 2008, a Printer Facilities experimentou um crescimento de 40%. Para 2009, a previsão é de um crescimento de 60% sobre os resultados de 2008: “Com a crise financeira, muitas empresas buscam formas de reduzir seus custos, é outsourcing de impressão é uma maneira eficaz de fazê-lo, principalmente para a pequena e média empresa”, explica o diretor, otimista.

Printer Facilities - Com sede em São Paulo, a Printer Facilities atua no mercado de TI e Infra-Estrutura, gestão eletrônica de documentos (GED) e outsourcing de impressão (ou terceirização dos processos de impressão e documentação), oferecendo soluções integradas de cópias e impressão.

Criada em 1999 com a proposta de seguir o conceito de economia no consumo de papel, a Printer Facilities oferece seu know-how para que empresas reduzam custos e eliminem preocupações com processos de documentos internos e externos. Com operação em todo o território brasileiro, atende clientes de vários portes e segmentos e tem a Samsung como parceiro estratégico. | www.printerfacilities.com.br | Telefone: (11) 3544-0150.