Sete importantes itens para o sucesso dos sistemas de gestão

Quando ouvimos a expressão “sistemas de gestão” logo nos vem à cabeça a imagem de um manual pesado, contendo um apanhado de regras, geralmente chatas, a serem cumpridas. Infelizmente essa imagem está fortemente enraizada em muitos profissionais e faz com que as pessoas que tenham a necessidade de trabalhar com esse tema acabem pecando em pontos simples. O que as pessoas se esquecem é que a sistematização de processos foi criada para facilitar a vida de quem precisa realizar uma tarefa. Por isso, não desenvolver trabalhos de acordo com um bom sistema de gestão é, na verdade, uma maneira de ampliar – e muito - as possibilidades de insucesso. Afinal, qualquer empresa precisa ter “previsibilidade” em relação aos seus resultados !

Com o passar do tempo procurei agrupar alguns fatores bastante importantes para o sucesso de uma empresa, que são:

Planejamento – Sem essa ferramenta básica de gestão não é possível determinar as metas que a sua empresa deve alcançar e nem como ela vai fazer isso. Por mais que muitos gerentes ainda considerem que planejar é perda de tempo, acredito firmemente no oposto, de que esse é um tempo muito bem investido. Imaginar diversos cenários para a sua empresa é como antecipar o que deve acontecer. Além disso, a partir de um bom planejamento é possível aprender com os problemas que surgirem ao longo do caminho;

Treinamento – A capacitação de seus colaboradores é uma questão muito importante para que eles possam atingir os resultados esperados. Não adianta você trazer uma ferramenta de trabalho nova e não ensinar aos seus funcionários como usá-la. Muitas empresas implementam projetos interessantes de gestão, mas pela falta de informação e conscientização do público interno os objetivos iniciais não são alcançados;

Disciplina – É muito importante que a equipe esteja comprometida e interessada em colocar em prática aquilo que o foi planejado. Ter disciplina é fundamental para o sucesso de qualquer programa de trabalho. Imagine que você tenha feito um cronograma com todas as atividades do mês, mas na hora de executá-las não o utiliza. Além do trabalho desperdiçado, você terá problemas por não ter seguido aquilo que havia sido determinado;

Recursos – Para desempenhar com sucesso suas atividades, é vital que a empresa disponha dos recursos necessários, sejam eles materiais, financeiros ou pessoais. Uma boa imagem não pode virar uma boa fotografia sem a câmera certa, uma boa iluminação e o profissional adequado;

Tempo – A impressão que temos, muitas vezes, é que o dia não é suficiente para a quantidade de coisas que temos que fazer. Se isso acontece na sua empresa é hora de ver como as pessoas estão fazendo a gestão do tempo. Deixar tarefas acumularem é sinônimo de perpetuação de urgências, que cria um ciclo interminável de tarefas atrasadas. Uma boa saída para isso é se utilizar de um bom planejamento e lançar mão de ferramentas simples, como um software de gerenciamento das alocações de tempo;

Comprometimento Gerencial – Independentemente da maneira pela qual a estrutura hierárquica de uma organização está definida, é muito importante que a todos os níveis de liderança sejam exemplos de disciplina e de estímulo. A equipe com certeza terá mais comprometimento com os trabalhos se for incentivada pelo líder e ver que ele realmente está trabalhando para que processos sejam observados e – sempre que necessário – as mudanças aconteçam; e

Análise e Melhoria dos Processos – Depois de muitos investimento, incluindo dinheiro e tempo, temos uma certa tendência a focar apenas o resultado final, nos esquecendo que tudo foi parte de um processo. Sendo assim, olhe para o passado com o olhar crítico em relação a cada passo dado. Dessa maneira será possível identificar eventuais erros ou oportunidades de melhoria. Dessa maneira, você vai estar dando importantes passos em direção a ser uma empresa que aprende !

. Por: Rogério Campos Meira, Engenheiro Mecânico, Mastère em Management de La Qualité pela ENSAM – França, Certified Quality Auditor, Certified Manager of Quality/Organizational Excellence e Certified HACCP Auditor pela ASQ – EUA e diretor-executivo da Academia Tecnológica de Sistemas de Gestão (ATSG).

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