Agências de Marketing Promocional adotam solução para otimizar processo de contratação de profissionais

Com o SAFE-DOC, é possível gerenciar eletronicamente toda a documentação necessária para contratar mão-de-obra para ações promocionais, agilizando a formalização de contratos e reduzindo custos com cópias e logística de documentos.

A contratação de mão-de-obra para ações promocionais gera um grande volume de documentos. Muitas dessas contratações são feitas em todo Brasil por meio das empresas coligadas, gerando alto custo com logística de documentação. A fim de otimizar esse processo e reduzir despesas, as agências de Marketing Promocional apostaram em recursos tecnológicos e adotaram o SAFE-DOC.

Com a implantação da solução desenvolvida pela empresa Acesso Digital, toda a documentação que era copiada e enviada pelo correio, passou a ser digitalizada e armazenada eletronicamente para consulta imediata via internet. Esse processo agiliza o recebimento dos dados pela matriz, evitando extravios durante o transporte e proporcionando mais eficácia ao gerenciamento de documentos dos empregados temporários.

Reinaldo Buozo, sócio-fundador e diretor da Expressão Brasil, explica como o SAFE-DOC aprimorou o processo dentro da agência: "Como atuamos em todo o País, quando fazíamos a contratação fora de São Paulo, só era possível conferir a documentação dos funcionários quando o malote chegava na agência. Agora, no momento da admissão, as coligadas já disponibilizam no Portal SAFE-DOC a documentação dos funcionários contratados e nós temos acesso online a estes documentos, que ficam armazenados, de forma segura e organizada, na solução", diz Reinaldo.

A implantação do SAFE-DOC também mudou a realidade na Yes Promoções, proporcionando melhorias no gerenciamento de suas coligadas. "Com os relatórios de auditoria do SAFE-DOC, podemos conferir rapidamente toda documentação. Assim, garantimos que toda a contratação seja feita de forma eficiente e rápida, fatores muito importantes no segmento de promoção e merchandising e ainda de acordo com a legislação vigente, prevenindo qualquer problema trabalhista", explica João Henrique Oliveira, Diretor Executivo do Grupo YES.

"Para as agências que não possuem coligadas, o SAFE-DOC também proporciona ótima relação custo-benefício, já que reduz a necessidade de cópias de documentos, que são substituídas pela digitalização. Assim, além de reduzir custos, a solução diminui em 80% o volume de papel que é guardado no arquivo físico da agência, restando na pasta do funcionário apenas dois documentos originais: contrato de trabalho e exame de admissão", explica Diego Martins, Diretor Comercial da Acesso Digital.

As agências que solicitam a solução da Acesso Digital, recebem o pacote SAFE-DOC, composto por: scanner de alta velocidade; ferramenta de captura e classificação de documentos; portal na Internet, armazenamento em servidores de alto padrão de segurança (com back-up diário e sistema de contingência em SP e RJ); e logins e senhas ilimitadas para acesso à documentação.

Perfil do Acesso Digital - A Acesso Digital investe na simplificação das tecnologias que suportam o Gerenciamento Eletrônico de Documentos. Sempre inovando, a empresa desenvolveu o SAFE-DOC, uma solução de digitalização e organização de documentos, que disponibiliza toda a vida documental da empresa para acesso online. Para permitir que empresas de todos os portes e segmentos utilizem a solução, o SAFE-DOC é comercializado por meio de mensalidades, evitando alto investimento inicial por parte de seus clientes. Assim, a Acesso Digital colabora para disseminar o uso da tecnologia de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) nas empresas brasileiras.

Por conta dessas inovações, desenvolvidas com base na criatividade e na simplicidade, em 2008 a Acesso Digital foi eleita a empresa de GED na Internet do ano pelo CENADEM - instituição criada para disseminar as tecnologias de GED no país. Nesse mesmo ano, a empresa foi vencedora do prêmio Empreendedores de Sucesso, concedido pela Fundação Getúlio Vargas e Editora Globo, na categoria Oportunidade.