Revisão de processos em tempos de crise – buscando transparência

Ainda que a crise mundial não esteja causando os danos no Brasil como já faz em outros países (segundo estudo feito pela Organização para Cooperação e Desenvolvimento Econômico em 35 países, somos o país que melhor tem resistido à crise e passará por uma desaceleração em vez de um forte desaquecimento), a ordem é se proteger contra os efeitos do furacão.

Por enquanto, o que se vê são alguns ventos fortes, suficientes para empresas de alguns setores, como o automotivo e o siderúrgico, procurarem medidas imediatas, como demissões, paralisação de projetos, queda nos investimentos e corte do que pode ser colocado em segundo plano. Este raciocínio parece lógico para diminuir despesas; porém, a matemática dos fatos às vezes funciona de forma diferente e pede critérios mais específicos. Definir o essencial exige uma visão clara e simplificada das etapas e processos do negócio, para entender onde estão os custos e onde se estabelecem os ganhos. Sem dúvida, o conhecimento maior dos detalhes do seu funcionamento permite à empresa avaliar as melhores estratégias e ter mais condições de acertar na forma de trabalhar para atender seus clientes.

A tecnologia entra como grande aliada nesse momento. Uma pesquisa do Gartner feita com mais de 1500 CIOs no final do ano passado mostra que, para enfrentar a crise, esses executivos contam com a contribuição da TI em suas empresas, em atividades além do simples controle de despesas. Leia-se redução dos custos corporativos, mudança de processos de negócios, práticas de trabalho e uso da informação. Eles sabem que o uso das ferramentas de TI, juntamente com a governança corporativa, exerce funções essenciais na identificação dos projetos que trarão mais objetividade, eficácia e competitividade à organização.

A revisão e o mapeamento (levantamento, identificação e descrição) dos processos – ao menos, os mais importantes - geram transparência, aceleram a avaliação de necessidades e relacionam informações mais acessíveis e rápidas para tomadas de decisões executivas. Há vários sistemas adotados em TI com o objetivo de levantar e mapear processos, são chamados BPMN (Business Process Modeling Notation). Mas a combinação adequada desses recursos para ajudar empresas a alcançarem suas metas requer conhecimento, envolvimento e comprometimento do fornecedor deste serviço de tecnologia.

Se o profissional utiliza metodologias afinadas com as características e objetivos da empresa, a TI se mostra uma ferramenta eficaz para chegar a uma descrição de onde estão os fatores que interferem no bom funcionamento dos processos, não só de TI, mas processos de negócio, afetando seus resultados.

Ferramentas como braimstorming, checklist (análise de requisitos), 5W1H, SWOT (Análise de Cenário), PDCA (Ciclo de Deming) ou o diagrama de Ishikawa (causa e efeito, também conhecido como Espinha de peixe) podem ser utilizadas no levantamento para o mapeamento dos processos. A revisão pode, por exemplo, revelar em que etapa há redundância de ações ou agregação de valor, e outras informações, indicando o que precisa ser eliminado, mantido ou potencializado. A medição, que seria a próxima fase, também deverá contar com metodologias eficazes. É bom lembrar que uma “devassa” sempre pode gerar resistência das pessoas às mudanças ou pouco envolvimento. Porém, tanto executivos quanto as equipes devem estar conscientes e acreditarem na importância de seu papel no levantamento e na transparência como caminhos naturais para o crescimento.

Sem nenhum exagero na dose de otimismo ou ideologia, é hora de enxergar não as ameaças da crise, mas a oportunidade de crescimento e de sustentabilidade que a TI significa quando aliada à governança corporativa. Ou, no mínimo, como essa aliança pode ser uma forma sensata de enfrentar qualquer furacão.

. Por: Edmilson Rosa, consultor e diretor da P2HE, empresa que fornece soluções em TI