Scansystem: soluções para gerenciamento eletrônico de documentos

Gerenciar documentos para customizar espaços, reduzir o volume de papéis e trabalhar de forma mais eficiente os arquivos mantidos por empresas de todos os portes e perfis é o objetivo da Gestão Eletrônica de Documentos.

A Scansystem, empresa com mais de 13 anos de mercado especializada na distribuição e revenda de equipamentos e suprimentos para gestão documental, como scanners e microfilmadoras, é uma das pioneiras no fornecimento de soluções para a customização de espaços e preservação de dados em empresas por meio do Gerenciamento Eletrônico de Documentos.

O Gerenciamento Eletrônico de Documentos ou Gestão Eletrônica de Documentos (GED) é uma tecnologia que permite melhor controle, armazenamento, compartilhamento e recuperação de informações existentes em documentos, em sua maioria de papel. Os sistemas GED permitem aos usuários acessar os documentos de forma ágil e segura, proporcionando economia de tempo na localização dos mais variados arquivos.

A versatilidade do GED permite ainda a redução de espaços ocupados por arquivos físicos, que ao mesmo tempo em que se acumulam nas empresas, se degradam com o passar dos anos.

Há alguns anos, a Gestão Eletrônica de Documentos é a solução adotada pelas mais diferentes empresas, como escolas, escritórios de advocacia, clínicas e hospitais, administradoras de condomínios, empresas de recrutamento e seleção, escritórios de arquitetura, design e engenharia, assessorias de imprensa e de comunicação e consultorias diversas.

Para levar soluções sob medida, para cada perfil de empresa, a Scansystem oferece scanners e microfilmadoras de marcas com diferentes perfis e com capacidades distintas, como AGFA, Fujitsu, Canon, Star Coating, Minolta e Keyscan.

“Documentos impressos formam a grande massa de conhecimentos de uma empresa, e o GED permite preservar esse patrimônio e organizá-lo eletronicamente, assegurando e preservando as informações e arquivos dos clientes, que, microfilmados, passsam a ocupar menos espaço e têm suas condições originais mantidas”, explica Ricardo Monteiro, diretor da Scansystem.

A microfilmagem é um processo bastante antigo e já faz parte da realidade de muitas empresas, que optam pelo Gerenciamento Eletrônico de Documentos não só para economizar os espaços destinados aos arquivos como também para otimizar todo o processo de manuseio de documentos, uma vez que, quando microfilmados, são facilmente localizados e colocados de volta no lugar.

De olho no filão e no aquecimento deste mercado, a Scansystem oferece equipamentos de alta tecnologia, que otimizam o arquivamento de documentos e soluções em microfilmagem e em digitalização e prometem atender as mais diferentes demandas, de acordo com o perfil de cada empresa.

Um dos equipamentos disponibilizados pela Scansystem com maior sucesso em 2008, foi o scanner Flexscan 2 em 1, que usa microfilmes de 16 ou 35 mm e microfichas, com resolução de 100 a 600 DPIs. De funcionamento automático, pode digitalizar microfilmes em até 240 páginas por minuto ou microfichas com até 125 imagens por minuto. De fácil manuseio, opera em grande velocidade, digitalizando textos e imagens nos formatos retrato e paisagem.

Outro produto lançado no final do ano é o scanner de Microfilmes 16 e 35 mm de Produção Eclipse, que foi projetado para múltiplas aplicações, incluindo projetos de larga escala que precisam ser concluídos em tempo curto e com o máximo de qualidade possível. Disponível em dois modelos, o Eclipse pode digitalizar de 300 a 590 páginas por minuto. Projetado para trabalhar 24 horas por dia, o aparelho conta com o software NextStar, que introduz uma tecnologia inovadora que mede a velocidade pela quantidade de tempo necessária para digitalizar todo o microfilme. Para um microfilme padrão com imagens de documentos de escritório, a 200 DPI e 24X, o Eclipse pode processar o rolo inteiro em apenas cinco minutos, resultando em uma velocidade real de 590 ppm.

Informações do Centro Nacional de Desenvolvimento do Gerenciamento da Informação (CENADEM) atestam as vantagens da Microfilmagem, que tem sua autenticidade reconhecida por uma lei federal, fato que faz aumentar o seu uso e aceitação, principalmente em empresas como bancos e advocacias, que precisam arquivar e manter por muitos anos documentos em seus bancos de dados.

“A microfilmagem possibilita uma enorme redução dos espaços ocupados pelos arquivos, pois um rolo de microfilme é capaz de armazenar o equivalente a 6000 folhas formato A4”, explica Ricardo Monteiro.

Após o processo de microfilmagem, o papel pode ser descartado e reciclado, contribuindo para a preservação do meio ambiente e liberando espaços, que podem ser utilizados para fins mais produtivos.

A reversão do documento microfilmado em papel também é facilmente executada. Assim, a impressão é realizada apenas quando necessária, visando mais uma vez a preservação do meio ambiente. Os microfilmes, além de serem protegidos contra efeitos causados pelo tempo e pelo contato entre o documento e gases poluentes da atmosfera, também são facilmente armazenados, sendo mais resistentes à água e ao fogo do que o papel.

Perfil da Scansystem - No mercado desde 1995, a Scansystem procura atender às necessidades de seus clientes por meio de serviço de qualidade e excelência em aparelhos de digitalização e microfilmagem, trabalhando com exclusividade a comercialização de empresas mundialmente reconhecidas no Brasil.