Revisão de Processos em tempos de crise – como medir com eficácia

Melhorar os processos de negócio e reduzir os custos operacionais são, segundo o Gartner, as duas maiores preocupações dos CIOs atualmente. Os executivos têm razão: a hora é de rever processos, mais precisamente, saber em detalhes onde estão os pontos mais positivos do negócio, quais os fatores que têm dado resultados ou aqueles têm impedido de alguma forma o andamento dos trabalhos e em que pontos ocorrem falhas, para então definir os ajustes adequados.

Para chegar a um modelo sustentável de administração, em especial no atual contexto de crise, as organizações precisam buscar uma gestão que traga eficiência e eficácia no uso da tecnologia, e assim atender a áreas de negócio sempre exigentes quanto à qualidade, flexibilidade e disponibilidade; de preferência, a um custo menor.

Neste momento, as empresas não podem se dar ao luxo de perder clientes, espaço no mercado ou ter sua imagem prejudicada por erros internos ou falta de integração de sua equipe, por exemplo, que poderiam não só ser corrigidos a tempo como identificados ou melhorados com o auxílio da tecnologia.

Mapear e revisar processos em cada etapa de trabalho garante a visão clara de atividades e fornece as orientações para a criação ou renovação de modelos de trabalho que ajudarão a chegar aos objetivos propostos pela empresa.

Claro que, numa época de tantos temores sobre qual a próxima má notícia a ser anunciada, colocar holofotes nos detalhes do andamento da empresa pode causar certa resistência na equipe e as palavras “mudança” e “inovação” podem não ser bem-vindas. Mas é fundamental haver envolvimento, integração e capacitação de todos para lidar com as estratégias e decisões internas. A medição de desempenho, uma etapa importante da revisão de processos, vem em seguida para determinar, coletar e gerar indicadores de resultados de processos de negócio, produtos e serviços de TI e traz vantagens como a melhoria do controle.

Ferramentas como o Balanced Scorecard (BSC), Seis Sigma e Control Objectives for IT and Related Technology (CobiT) têm trazido agilidade e ajudado companhias na tarefa de analisar o presente e planejar ações - mas com bases e dados reais.

Em linhas gerais, o BSC pode ser citado com uma das ferramentas mais adotadas por causa de sua estrutura, que integra medições de desempenho e análise consistente de informações com a missão e estratégia das companhias. Reflete o equilíbrio entre objetivos de curto e longo prazos, entre medidas financeiras e não-financeiras, entre indicadores de tendências e ocorrências e, ainda, entre as perspectivas interna e externa. E ainda possibilita uma visão abrangente do negócio, pois tem seu alicerce em quatro perspectivas (financeira, cliente, processos e aprendizado/conhecimento). O Seis Sigma tem a vantagem de aplicar métodos estatísticos a processos empresariais, orientado pela meta de eliminar defeitos. Para quem crê que eficiência nas operações e a eliminação do desperdício são questões de sobrevivência e não diferenciais, esta é uma ferramenta de gerenciamento que funciona, além de trazer competitividade por gerar mais alinhamento dos negócios com os requisitos do mercado. Já o CobiT auxilia a associação entre os riscos do negócio, as necessidades de controle e auditoria de TI baseado em processos previamente definidos em sua metodologia.

A combinação ou o uso personalizado desses sistemas, de acordo com as necessidades, perfil e cultura de cada empresa, pode significar a diferença para se manter competitivo no mercado. E se, afinal, toda essa operação contar com uma terceirização competente e comprometida, que seja verdadeira parceira, o ganho de eficiência será maior, porque vai permitir ao gestor mais dedicação estratégica aos seus negócios, podendo ver oportunidades em meio à crise.

. Por: Edmilson Rosa, consultor de gestão de processos, especialista em governança de TI e diretor da P2HE www.p2he.com.br, empresa que oferece consultoria e soluções de TI.