GED/ECM: Tecnologias auxiliam empresas a enfrentar a crise

A busca por alternativas que geram redução de custos operacionais e ganhos qualitativos é permanente nas empresas, independentemente do porte. Em momentos de instabilidade econômica como o atual, essa atitude é fortalecida e encontra respaldo em algumas tecnologias disponíveis.

Vivemos nos dias atuais situação que pode ser comparada à reação vivenciada quando da teoria darwinista sobre a evolução das espécies. A conjuntura econômica acena com alterações importantes, como o desaparecimento de muitas empresas e na evolução de outras, estas mais adaptadas para uma nova realidade prontas para fazer negócios de maneira mais eficiente e menos custosa atingindo a eficácia necessária, que pode ser encarado como um “Darwinismo Econômico”.

Nesse cenário, o que também deve mudar é a maneira como as empresas se organizam para fazer negócios. Com um mundo mais competitivo, além do preço e de um bom produto, fatores como agilidade, segurança, nível de serviços ao cliente e simplicidade serão itens importantes no momento da escolha entre dois produtos ou serviços similares. Todos esses itens devem refletir processos bem estruturados, claros e totalmente aderentes às estratégias das empresas.

Pesquisas realizadas pelo Gartner Group mostram que o uso das soluções de GED/ECM (Gestão Eletrônica de Documentos/Enterprise Content Management) e, principalmente, de BPM (Business Process Management) podem promover economias de até 20% nos custos operacionais das empresas, proporcionando retorno do investimento em até um ano.

A união das duas tecnologias possibilita que processos e documentos eletrônicos caminhem juntos e, quando integrados a sistemas legados, proporcionem o estado da arte e o diferencial para as empresas que precisam se destacar de seus concorrentes.

Atentas a esse fato, as empresas com visão de futuro estão trabalhando com afinco na modelagem de sua cadeia de valores e processos, ajudadas por consultorias conhecidas como “escritório de processos”. O trabalho aqui envolve profissionais especializados para o mapeamento de processos da forma como ele é executado atualmente como base para o redesenho desse processo, integrando múltiplas disciplinas - riscos envolvidos, legislação, Indicadores para acompanhamento, ERPs, etc. –, permitindo que a empresa alcance os objetivos definidos em sua estratégia. O novo fluxo proposto deve atentar para a possibilidade de automação e gerenciamento desse processo que possibilitará às pessoas serem envolvidas por software em atividades que antes dependiam do estímulo manual. Trazer atividades para o universo eletrônico possibilita a eliminação da circulação de papel, o controle de prazos para execução de tarefas e o gerenciamento de todo o processo com tabulação dos indicadores de desempenho.

Em termos práticos, o cliente poderá dar preferência à seguradora que ofereça serviços de auto-atendimento, tais como obter a informação do estágio onde se encontra a regulação do seu sinistro de auto através de uma interface na web ao invés da seguradora que exija um contato telefônico e forneça informações vagas.

Outro ponto muito importante na eficácia das empresas é dispor de agilidade para tomada de decisões, reduzir custos e maximizar a capacidade de atendimento com os recursos disponíveis. As tecnologias citadas estão capacitadas a capturar documentos não importando onde eles existam, utilizar informações para desvios no fluxo, controlar o tempo para a execução de tarefas, identificar o momento correto para notificar uma pessoa a interagir com o processo, fazer a conexão com sistemas e rotinas de execução automáticas concentrando a intervenção humana em tarefas com maior valor agregado.

O que esta crise nos ensina é que todas as empresas precisam enxergar o mundo de uma maneira diferente. O modelo dos negócios, a maneira como eles são feitos, controlados e monitorados deverá levar em consideração um novo cenário. Muito se falou de processos nos anos 80 e 90, mas nesse momento estamos vivenciando uma nova etapa que se caracteriza em uma evolução pela qual as empresas que quiserem existir nos próximos anos terão que alcançar. Temos o conhecimento, a experiência, a inteligência e a força para pavimentar novos caminhos, portanto, mãos à obra!

. Por: José Roberto de Lazari, graduado em administração de empresas e CIO da SML (www.smlinfo.com.br)