Iron Mountain otimiza gestão de documentos da Nossa Caixa Mapfre

Em funcionamento desde 2007, projeto modernizou a gestão de processos de seguro da companhia e gerou mais de 4,8 milhões de imagens digitalizadas .

Os números são impressionantes e superlativos: mais de 500 mil processos de seguros com gestão inteligente, num fluxo de mais de 40 mil documentos organizados e 130 mil imagens digitalizadas mensalmente. Essas são as principais marcas do contrato firmado pela Nossa Caixa Mapfre com a Iron Mountain, líder mundial em tecnologia para a custódia, administração e gerenciamento de documentos.

A Nossa Caixa Mapfre passou às mãos da Iron Mountain a organização, gestão e digitalização de milhares de documentos relativos aos processos de seguro e previdência, cobrindo praticamente todo ciclo de vida dos produtos, desde a emissão até os documentos relacionados aos processos de sinistro. Na prática, os serviços de apoio de gestão documental oferecidos compreendem a recepção, agilização, triagem, indexação, digitalização e custódia dos documentos.

Sendo a Iron Mountain responsável pelo recebimento da quase totalidade dos documentos da Nossa Caixa Mapfre, foi requerido pela contratante a estruturação de um site (espaço físico) próprio na sede da contratada, o qual contribui para que os colaboradores se concentrem em sua expertise, prestando atendimento mais rápido e também mais qualificado aos clientes.

“A Nossa Caixa Mapfre tem como diretriz estratégica buscar, através de processos de seleção estruturadas, provedores altamente especializados, que obedeçam a padrões internacionais de qualidade e garantam adequados níveis de conformidades, para suportar os processos considerados ‘Non Core’. Desta forma, garantimos excelência de serviços, agregação de valor ao negócio e foco nas atividades que fazem parte do core business da empresa” declara Felipe Nascimento, diretor Administrativo Financeiro da Nossa Caixa Mapfre.

Entre os principais resultados conquistados na implantação do projeto está a digitalização de 100% dos documentos referentes aos processos de seguro. Neste modelo, além da guarda dos documentos físicos, ainda fica garantida a disponibilidade dos mesmos para consulta on-line, graças ao sistema exclusivo desenvolvido pela Iron Mountain de acordo com as necessidades especificadas pela Nossa Caixa Mapfre.

Agora, em vez da manipulação dos documentos em papel, os analistas consultam arquivos digitais, garantindo a integridade e a segurança dos documentos em custódia na Iron Mountain. Na operação há uma equipe colaboradores em regime de dedicação exclusiva ao projeto, além de um especialista da Nossa Caixa Mapfre, que fica alocado no site da empresa. Todos ficam reunidos, assim como os documentos físicos aprovados, em ambiente dedicado e isolado na planta da Iron Mountain, que oferece, entre outros dispositivos de segurança, controle de acesso de pessoas e exclusiva tecnologia anti-incêndio.

“Nosso trabalho acrescentou agilidade à operação da Nossa Caixa Mapfre”, afirma Luis Carlos Cornetta, presidente da Iron Mountain do Brasil. “Hoje conseguimos estabelecer um fluxo diário de registro de 100% da documentação recebida. Ou seja, as informações ficam disponíveis com presteza, permitindo que a seguradora atue com uma operação enxuta, bem qualificada e extremamente eficiente. Isso agrega valor aos serviços oferecidos, sem comprometer atributos importantes como a segurança da informação”, complementa o executivo.

Expansão da operação - Em seus dois anos de operação, o projeto já atingiu a marca de mais de três milhões de seguros cujos documentos estão sob a gestão da Iron Mountain. Num futuro próximo, há planos de expansão da operação para outras empresas do Grupo MAPFRE.

Perfil da Iron Mountain - A Iron Mountain é a empresa nº 1 do mundo em tecnologia para a custódia, administração e gerenciamento de documentos. Com mais de meio século de trajetória como provedora mundial de soluções documentais, a empresa conta com disponibilidade e capacidade para atender 100% das contingências de forma segura, 24 horas do dia, 365 dias por ano. Uma rede mundial de administração e custódia de documentos, em toda sua diversidade de formatos, back-ups, imagens e informações digitais, facilita o acesso à informação crítica de forma simples, econômica e segura. A alta tecnologia e profissionais altamente capacitados, com experiência internacional, permitem à empresa oferecer a mais completa gama de soluções aos clientes. | Site: www.ironmountain.com.br

Perfil da Nossa Caixa MAPFRE - A Nossa Caixa MAPFRE Vida e Previdência nasceu em 2005 quando a MAPFRE Seguros, seguradora internacional que ocupa o primeiro lugar em volume de recursos e lojas na América Latina, adquiriu 51% das ações da companhia de vida e previdência do Banco Nossa Caixa pelo valor de R$ 225,8 milhões.

Desta joint venture surgiram serviços e produtos que se utilizam da expertise de mais de 70 anos do grupo MAPFRE para comercializar produtos competitivos e de alta qualidade; e da tecnologia, competência profissional e da extensa rede de distribuição da Nossa Caixa.

O principal objetivo da Nossa Caixa MAPFRE Vida e Previdência é prover, com excelência, soluções em seguros de pessoas, produtos financeiros e serviços que visem a preservar estabilidade sócio-econômica pessoal, familiar e empresarial.

Hoje, a Nossa Caixa MAPFRE faz a gestão de ativos na ordem R$ 678 milhões (Fev/2009), com uma receita de prêmios emitidos de seguros e contribuições de previdência em 2008 de mais de R$ 464 milhões.

Foi eleita em 2008 pela revista Balanço Financeiro da Gazeta Mercantil como a segunda melhor seguradora – Ramo Diversos e pela revista Valor 1000 do Jornal Valor, como a segunda empresa de Vida e Previdência com o melhor índice de rentabilidade entre as maiores companhias de seguros do país. | Site: www.nossacaixamapfre.com.br