Dez dicas para usar (bem) os sistemas integrados de gestão empresarial (ERPs)

Os sistemas integrados de gestão empresarial, mais conhecidos pela sigla em inglês, ERP, muitas vezes decepcionam seus clientes. O que provoca essas decepções? Erros na forma de escolher e de implementar o sistema, explica Ivo Kleber de Lima, gerente de Marketing da Cigam São Paulo. Ele esclarece as dúvidas mais frequentes sobre ERP, que podem ajudar os profissionais de Tecnologia da Informação na hora de escolher e implementar um sistema destes.

. Qual o maior erro que alguém comete ao escolher um ERP? - Ivo Kleber de Lima: Geralmente, tratar a escolha como um assunto de TI, e não de negócios. Escolher o ERP pela marca ou por questões técnicas, como linguagem, banco de dados ou sistema operacional, pode levar à compra de um sistema que não atenda aos processos da empresa que é o deveria ser visto com mais cuidado.

. Por que algumas empresas adquirem um ERP e ficam decepcionadas? - Lima: Em 90% das vezes, por falha no gerenciamento do processo de implantação. Tanto do lado da consultoria de implantação quanto da parte do cliente que recebe a implantação. Se um dos lados falhar, a probabilidade de insucesso será grande. No caso de consultorias experientes em implantação de sistemas, que tenham metodologias explícitas, a possibilidade de falha no gerenciamento é menor. Nestes casos, a maior parte das falhas é cometida pela equipe do cliente.

. Quais os principais aspectos que uma empresa deve considerar ao escolher um ERP? -Lima: Primeiramente, se o software é indicado para os processos da empresa. Para isso, a empresa deve mapear e definir bem seus processos. Buscar referências na mesma área de atuação também é importante para que, ao menos parcialmente, os processos sejam atendidos, mas o ideal é ter seu próprio mapeamento atendido. Após o filtro da aderência aos processos, devemos selecionar a empresa que nos forneça uma capacidade de atendimento suficiente em termos de suporte local e consultores. Obviamente, a tecnologia também deve ser avaliada, para saber se teremos integridade nas informações, e se ela tem suporte de empresas mundialmente estabelecidas.

. ERP caro é melhor do que um sistema mais barato?

Lima – Nem sempre. O valor do sistema não está relacionado à sua qualidade, e sim à sua estrutura de marketing, vendas etc. Muitas vezes, o que se paga é a estrutura de marketing que impressiona os clientes, mas este não deve ser o caminho para uma escolha tão importante como a de um ERP. Comprar um sistema de uma empresa que, depois, tratará você como um número poderá trazer problemas no pós-venda.

. De que forma a linguagem na qual o ERP foi desenvolvido influencia a qualidade final do produto? - Lima: Tecnicamente, há uma influência na qualidade do produto, mas é um item muito delicado de se avaliar sem ser especialista da área de tecnologia. E mesmo as áreas de tecnologia fazem, muitas vezes, análises tendenciosas desse aspecto, buscando valorizar o que conhecem, e não o que é bom. Nas pequenas e médias empresas (PME), o cliente deve ter foco nos aspectos de adaptação ao negócio e idoneidade do fornecedor. Um fornecedor sem uma boa tecnologia, fatalmente não conseguiria manter uma base de clientes sólida e crescer. Se esses aspectos forem validados, o aspecto tecnológico estará contemplado.

. Quais os módulos fundamentais para o ERP? Com quais começar, se houver dúvida? - Lima: Uma PME deve começar com os módulos Financeiro, de Faturamento, Compras e Gestão de Materiais. Com esse núcleo básico, as operações se organizarão, e darão condições para que os usuários partam para outros módulos de outras áreas, bem como módulos mais gerenciais e estratégicos.

. Qual o maior benefício que um ERP traz para uma empresa? - Lima: Hoje, pode-se afirmar que seja a sobrevivência. Parece brincadeira, mas não se concebe mais, atualmente, uma empresa existir sem ERP. Essa exigência decorre de uma padronização na execução e automatização de processos. Além da possibilidade de se ter uma base de dados gerenciais, que permita a obtenção de indicadores de desempenho para a empresa, facilitando a tomada de decisão mais rápida e certeira.

. Em quanto tempo este benefício poderá ser percebido e avaliado? - Lima: No início, a impressão é de que tudo piorou, pois o ERP vem como algo a mais em um dia a dia já atribulado. Mas, após três meses de uso, já se percebem retornos significativos na operação da empresa. E não se concebe mais viver sem o ERP.

. O que é mais importante em um ERP: modularidade, facilidade de instalação, conectividade, ou ser amigável? - Lima: A possibilidade de modularidade é fundamental para uma PME, pois permite que os investimentos sejam graduais. Compra-se um conjunto de módulos, implanta-se, obtém-se o benefício, e se parte para outros módulos.

. Quando uma empresa deve investir em um ERP? - Lima: Se ela já não tem um ERP, deve buscá-lo imediatamente. Se já o tem, mas sente que chegou ao limite do que o software atual pode fornecer, deve conversar com o fornecedor, para saber se lhe falta conhecimento para obter mais com o ERP em uso. Esgotada essa possibilidade, deve procurar um sistema mais abrangente.

Perfil da Cigam - A Cigam Software Corporativa foi criada em 1986, em Novo Hamburgo (RS). Seu principal produto é o ERP Cigam Software de Gestão. Tem uma base instalada superior a 1.600 clientes.

Recentemente, foi lançada a versão Cigam e-10.

Em 2007, a empresa inaugurou a Universidade Corporativa Cigam (UCC), que atua na formação e desenvolvimento de profissionais para atuar no segmento de ERP. Tem 26 unidades de atendimento no Brasil. | Por: Carlos Thompson.