Pesquisa detalha uso de TI na gestão das centrais de serviços compartilhados

Estudo realizado pela Astrein mostra que os Centros de Serviços Compartilhados ainda não contam com recursos de tecnologia da informação suficientes para se ter altos níveis de performance.

A grande maioria dos Centros de Serviços Compartilhados (CSCs) - unidades, presentes nas grandes empresas para prestar serviços, a partir de um mesmo ponto de atendimento, para várias unidades ou departamentos - ainda não conta com recursos de tecnologia da Informação adequados para alcançar altos níveis de produtividade. Esta é a constatação de uma pesquisa realizada pela Astrein – empresa que oferece soluções voltadas à gestão das atividades de back office realizadas pelos departamentos financeiro, RH, Suprimentos, TI e Facilities – junto a 15 CSCs de empresas brasileiras de grande porte.

O levantamento abordou os seguintes temas: controle dos serviços geridos pelo CSC; quais os softwares que controlam os processos não executados pelo ERP; informatização dos novos serviços lançados pelo CSC; aspectos mais importantes em um software para gestão do centro compartilhado; e perspectivas de investimento em tecnologia, prazos e prioridades.

A pesquisa demonstrou que os CSCs administram grandes equipes e atendem a várias unidades, que são exigentes e atuam com base em Service Level Agreements (SLAs), mas que ainda não contam com todos os recursos tecnológicos necessários para terem um desempenho ideal. Segundo o levantamento, a tecnologia é um dos principais gargalos para esse melhor desempenho.

De acordo com o diretor de Marketing da Astrein, Alexandre Siqueira, a pesquisa abordou empresas que são referência na forma como atuam com o conceito de CSC, e teve como objetivo aprimorar ainda mais o conhecimento da empresa em relação ao mercado em que atua. “A pesquisa demonstra que os CSCs ainda têm um longo caminho a percorrer rumo a um nível ideal de informatização. Com essas informações em mãos, poderemos aprimorar nossa oferta e propor novas idéias para que as empresas aumentem a produtividade desses centros”, explica.

O principais destaques da pesquisa: • Os Centros de Serviços Compartilhados das unidades pesquisadas têm uma média de 4,1 anos de existência e 343 funcionários. Além disso atendem, em média, a 17,6 unidades de negócios. | • O quatro principais processos que compõem os CSCs são Financeiro, RH, Suprimentos e Tecnologia da Informação. | • 57% das empresas têm mais de duas formas de abrir uma solicitação de serviço, o que gera dificuldade na gestão dos dados. | • 73% dos centros não contam com um sistema de aviso caso alguma meta do SLA seja ultrapassada. | • Além do ERP, os sistemas mais utilizados nos CSCs são MS Excel (80%), soluções de Help Desk (67%), Portal de Intranet, MS Outlook e Access (53%). No total, mas de 10 diferentes sistemas foram citados. | • Para a informatização de novos processos atendidos pelo CSC, 90% optam por customização do ERP ou desenvolvimento sob medida, que trazem grandes custos e prazos. | • Visibilidade, automação e informações em tempo real são os aspectos mais valorizados em uma solução. Mesmo assim existe uma desconexão onde se pretende investir para a melhoria desses softwares. | • 67% dos CSCs pretendem investir em tecnologia. A maioria fará investimentos na faixa de R$ 100 a 500 mil, e em alguns casos mais de R$ 2 milhões. | • Ausência de uma melhor base tecnológica, restrição de recursos financeiros, desconhecimento das tecnologias e imediatismo foram apontados como gargalos que impedem o CSC de obter um melhor desempenho.

Perfil da Astrein - Com sede em São Paulo e mais de vinte anos de atuação na área de Tecnologia da Informação, a Astrein é uma empresa especializada no desenvolvimento de soluções para a gestão das atividades de back office. A empresa oferece a plataforma Shared Services Astrein (SSA), que tem como objetivo reunir, em um só software, todas as ferramentas necessárias para operação e gestão de processos, permitindo ganhos de produtividade, redução de custos, aumento do nível dos serviços e melhoria contínua.

Entre os processos suportados pela plataforma, estão os das áreas financeira (pagamento de contas, lançamentos contábeis, tributos), jurídica (gestão de contratos), de recursos humanos (admissão de pessoal e concessão de benefícios), suprimentos (central de cadastro), facilities (reservas, alimentação, segurança, transporte e mensageria), tecnologia da informação (service desk) e infraestrutura (manutenção predial, documentos técnicos).

Além disso, a empresa conta com um portfólio de serviços técnicos complementares, como saneamento de cadastros de fornecedores e materiais, classificação fiscal alinhada às exigências do SPED, treinamento de usuários e consultoria de implantação. Com foco principal em corporações de médio e grande porte, a Astrein conta atualmente com mais de 400 clientes que utilizam suas soluções, entre os quais Bunge Alimentos, Comgás, CornProducts, EBX, Endesa, Galvão Engenharia, Louis Dreyfus Commodities, Odebrecht, Shopping Plaza Sul, Roche, Saint Gobain e Vicunha.