Distribuidora com abrangência nacional opta por sistema de gestão de documentos eletrônicos (ECM/GED)

A necessidade de se ter um sistema de crédito moderno, todo eletrônico, sem a necessidade de impressão de material, bem como a busca de agilidade com transparência, segurança e redução significativa de custos foram os motivos que levaram a Sasil Comercial e Industrial de Petroquímicos Ltda. – uma das principais distribuidoras autorizadas Braskem, com portfolio contendo mais de 150 produtos – a decidir pela solução CONGERGE® da SML.

Após um ano de operação, os resultados são mensuráveis e definidos por Lauro Barbosa, gestor de crédito da Sasil, como mais agilidade, transparência e segurança, além da perfeita integração com o sistema eletrônico de crédito, adaptando todas as regras de negócio.

Considerando que a Área de Crédito desenvolveu um sistema de Credito Moderno, completamente eletrônico, que não gera nenhum material impresso, o CONVERGE® tem papel marcante no processo, pois até e-mail e demonstrações financeiras já são armazenadas sem a necessidade de impressão. Desse como, somando o Sistema Eletrônico de Crédito ao CONVERGE®, 8.000 folhas de papel deixaram de ser impressas por mês, representado também redução de custos com impressão.

Com o propósito de atender toda a empresa, a implantação plena do CONVERGE® foi feita na Área de Crédito e, posteriormente, contemplou a Área Jurídica, informa Barbosa, ao frisar que essa é a primeira vez que a empresa opta por uma solução de digitalização e, por isso, “a enorme quantidade de papel guardado sempre demandava mais arquivos e mais espaço físico. Além disso, não havia tempo para arquivar o material novo. Desse modo, encontrar algum documento era uma missão muito difícil”. Isso significa que as filiais coletavam os documentos dos clientes, remetendo-os à matriz, que os organizava em pastas e iniciava um processo de análise de crédito. As pastas se acumulavam e iam crescendo na medida em que novas solicitações de crédito eram feitas pelos clientes.

O CONVERGE® se liga ao ERP da Sasil, o que, segundo Maurício França, gestor de tecnologia da empresa, aconteceu de forma natural, sem dificuldades ou problemas. Para indexação dos documentos, “Desenvolvemos um modelo no qual a chave primária é composta pelo CNPJ raiz do cliente, utilizando as referências da base de dados do ERP da Microsiga”.

A implantação teve início pela Área de Crédito, que foi o projeto-piloto. Devido aos ajustes às características da empresa foram necessários três meses. Já a digitalização dos documentos passados, feita internamente de forma bastante ordenada, levou-se seis meses. Hoje, a Sasil já conta com 5.300 clientes digitalizados, representando mais de 25.000 documentos e aproximadamente 60.000 páginas. Somente em relação ao passado, além de um espaço físico significativo, foram desocupados 22 armários de aço e 5.000 pastas suspensas.

A única dificuldade apontada pelos gestores da Sasil diz respeito à mudança de procedimentos. Nesse sentido, Lauro Barbosa destaca que “foi necessário um esforço adicional para quebrar resistências das pessoas com relação à aceitação da tecnologia, mas, depois de implantado, constata-se a satisfação geral. Em paralelo, a própria adaptação aos sistemas da Sasil proporcionou treinamento. Além disso, após a implantação criamos manuais de procedimentos para todas as unidades, que não tiveram dificuldades em se adaptar”.

Implementada pela LPG Soluções – canal da SML em Salvador-BA –, o CONVERGE® está em operação desde meados de 2008 nas 14 filiais da Sasil o CONVERGE® permite “pré-indexar os documentos, acessando o ERP do cliente através da interface que desenvolvemos. Em seguida, os documentos são digitalizados na matriz e descartados. Todo o trâmite de aprovação passa a ser em meio eletrônico, e o arquivo legado foi totalmente descartado após a digitalização. A aplicação permite, naturalmente, atualização dos documentos dos clientes sempre que há novas solicitações”, explica Ismael Queiróz, diretor da LPG.

Sasil - Atuando desde 1973 na prestação de serviços, a Sasil Comercial e Industrial de Petroquímicos Ltda. é uma das maiores distribuidoras de produtos petroquímicos do Brasil com atuação em todo o país através de 14 filiais em vários estados brasileiros. Com mais de 150 produtos em seu portfólio e faturamento anual em torno de R$ 400 milhões. A Sasil é uma das principais distribuidoras autorizadas Braskem e disponibiliza soluções inteligentes e ágeis de acordo com a necessidade de cada cliente, levando por todo o País a mais completa linha de produtos químicos e termoplásticos, através de uma logística estruturada e ágil, com depósitos estrategicamente localizados no território nacional.

SML - Fundada em 1995, a SML [www.smlinfo.com.br] é hoje uma das maiores empresas brasileiras provedoras de soluções em gestão documental e automação de processos. Através de constantes investimentos em pesquisa e desenvolvimento, a SML oferece soluções completas e integradas, permitindo ao mercado realizar negócios com maior eficiência e segurança.

Em sua vertical de negócios encontram-se soluções como: CONVERGE® Solution, focada no segmento de ECM e BPM; AUTOCAM® e e-Tranding®, para o mercado financeiro e focadas nas operações de Câmbio; além de Consultoria para gestão documental, gestão de processos, gestão de pessoas, compliance e ouvidoria.

Com presença nos mais diversos segmentos do mercado nacional e internacional, suas soluções de tecnologia e de serviços se tornaram referência, viabilizando a integração de dados, imagens, documentos, processos de negócios e sistemas legados.