Executivos não foram preparados para conduzir reuniões

Qualquer geração, seja Baby Boomer, X ou Y se depara com o mesmo problema. Nenhuma delas foi ensinada a planejar ou conduzir reuniões produtivas. O segredo desses encontros é aprendido na prática do dia a dia e com exemplos de pessoas mais experientes no assunto ou mais antigas na empresa que, em geral, também não tiveram uma preparação no assunto de boas reuniões.

Se fizermos uma analogia de uma reunião corporativa com um trabalho de escola do ensino médio na casa de algum aluno, vamos perceber inúmeras semelhanças. A primeira é o planejamento, saber o assunto da reunião, não é ter o planejamento da reunião. Existe um grande vício corporativo em convocar reuniões apenas com o assunto como "Reunião de Vendas" ; "Reunião Gerencial", mas o verdadeiro objetivo e pontos de discussão não são mencionados.

Na reunião de escola, as conversas paralelas, a falta de controle do tempo, a falta de objetividade, os múltiplos assuntos que aparecem fora do contexto são uma constante. A semelhança com as reuniões corporativas não é mera coincidência. Nós crescemos aproveitando nosso conhecimento prévio e vamos aprimorando um pouco ao longo do tempo.

É preciso que o profissional invista algumas horas do seu tempo para ler ou fazer um curso sobre como conduzir reuniões de resultado. Que adquira práticas modernas e eficazes para conduzir suas reuniões a um novo patamar de performance. Em outros países é comum o termo "condutor de reuniões" que são profissionais treinados para conduzir reuniões de qualquer tipo de assunto a alcançarem o objetivo proposto. Aqui no Brasil ainda é muito novo esse conceito, mas já começamos a dar os primeiros passos. O profissional não precisa ser um "condutor profissional", mas precisa ter a condução como competência para fazer seu trabalho render mais.

No método Triad para reuniões de resultado, defendo uma mentalidade extremamente dietética, ou seja, a melhor reunião é aquela que não precisa ser feita e é cancelada. Mas quando a reunião é necessária, ela precisa passar por uma trindade que chamo de PAT (Plan, Act e Track):

Planejamento: trata-se da fase que antecede a reunião e envolve sua elaboração, logística e infraestrutura, além de convocação de participantes, definição do objetivo e pontos de discussão, entre outros. Essa etapa muitas vezes é esquecida e as pessoas passam diretamente para a ação ou para reunião propriamente dita.

Ação: é a reunião propriamente dita, o momento da interação entre os participantes para a discussão do assunto. O processo da Tríade se concentra no papel do condutor, que é o principal responsável pelo resultado da reunião. Com técnicas para condução da reunião ao objetivo proposto.

Acompanhamento: é a etapa da finalização e do período pós-reunião, que orienta os participantes na aplicação nas ações definidas durante os debates. O acompanhamento garante o cumprimento do que foi decidido.

O segredo do sucesso das reuniões está diretamente ligado à maneira que executa as três partes citadas, principalmente a ação. Muitas pessoas acreditam que planejar uma reunião é a etapa mais importante de qualquer tipo de reunião, mas ela não é tão importante quanto conduzir. Mesmo sem um planejamento bem feito, um conduto experiente ainda pode salvar a reunião. Acompanhar é a fase menos importante do processo, pois em uma reunião que teve resultados, os participantes sabem exatamente o que foi resolvido e o que deve ser feito por cada um, logo a necessidade de acompanhamento e cobrança diminui.

É possível ter uma redução de 30% no volume de reuniões que você realiza e aumentar exponencialmente a qualidade das reuniões que você participa, basta aplicar um modelo eficiente nesse desafio. Procure conhecer mais sobre esse assunto e acrescente a seu currículo e a seu tempo, uma nova forma de obter resultados em seus encontros.

. Por: Christian Barbosa - Um dos maiores especialistas em gerenciamento do tempo e produtividade pessoal e empresarial. Autor dos livros A Tríade do Tempo - A Evolução da Produtividade Pessoal, pela Editora Campus; Você, Dona do Seu Tempo, pela Editora Gente e Estou em reunião, pela Editora Ediouro, um método para mudar a forma de conduzir suas reuniões. Sócio da Triad - empresa especializada em produtividade que presta consultoria, treinamento e oferece produtos diferenciados. Facilitador do programa de empreendedores do Sebrae/ONU - Empretec. Sua metodologia e teorias sobre produtividade ganharam destaque e importância nacional e internacional devido inovações e soluções diferenciadas. | www.triadedotempo.com.br e www.maistempo.com.br