Os desafios de contratar o profissional de compras

Uma das áreas mais sensíveis de uma empresa é, sem dúvida, o setor de compras. O grande desafio, especialmente para os profissionais da Administração - que devem estabelecer as bases de referência para a formação do corpo funcional das empresas - e de Recursos Humanos (RH) - responsáveis por selecionar profissionais adequados aos perfis traçados pela Administração -, é formar equipes de compras confiáveis, para que sejam evitados problemas referentes a desvios de conduta e de recursos da corporação. É justamente em razão dessas necessidades que os departamentos de RH devem estar preparados para promover processos bastante rígidos e sensíveis de seleção de seus quadros, buscando evitar a contratação de profissionais que, no futuro, acabem sucumbindo às "tentações" características desta área.

O pessoal de RH deve buscar vislumbrar eventuais sinais que possam indicar possíveis tendências a desvios de conduta dos selecionados. Para isso, além de promover um processo de seleção especialmente desenvolvido para isso, com atenção ao perfil psicológico e comportamental dos potenciais colaboradores, é essencial se munir de informações confiáveis sobre o passado pessoal e profissional de cada um.

Além das tradicionais consultas aos órgãos oficiais sobre o histórico público da pessoa, contar com referências a respeito de sua vivência profissional torna-se uma medida importante. É evidente que nem todo passado de um cidadão pode ser verificado facilmente. No entanto, fazer uma pesquisa apurada sobre os antecedentes pessoais dos potenciais contratados, consultando, também, seus antigos empregadores ou até mesmo pessoas indicadas como referência ou contatos formados pelo networking dos contratantes permite construir um perfil mais adequado do comportamento usual do profissional.

Também é recomendável que os profissionais da área de seleção de pessoal conheçam bem o segmento e reforcem sempre seu networking, participando de congressos, eventos, reuniões e de outras atividades para manter contatos com profissionais que podem oferecer importantes informações sobre potenciais contratados.

Em geral, as pessoas comportam-se de acordo com princípios e valores pessoais, culturais e familiares construídos ao longo da vida. Tentar entender melhor e obter detalhes sobre esses valores durante o processo de seleção é um procedimento que contribuirá com o potencial acerto de uma contratação.

Após a seleção dos profissionais, as empresas devem apresentar e ressaltar aos novos funcionários da área de compras detalhes de todas as regras de conduta exigidas e as políticas de informação e de segurança adotadas internamente, além das sanções impostas para os casos de desobediência das normas. Esse material pode ser incluído em manuais, e deve ser destacado durante o processo de integração e também ao longo da carreira do profissional na empresa. É essencial que as atualizações de processos que redundem em mudanças de procedimentos e de regras de conduta sejam sempre informadas aos profissionais, de preferência por escrito e verbalmente.

Um exemplo é deixar claro ao novo funcionário que os equipamentos, programas, redes de informação e bancos de dados incluídos nos sistemas informáticos são de propriedade da empresa, que tem o direito de monitorar todas as informações que passam por eles. Assim, o colaborador deve saber que os e-mails de sua caixa de mensagens e os arquivos de seu computador podem ser eventualmente monitorados. Há empresas que tornam claras essas políticas, incluindo mensagens de alerta na área de trabalho dos computadores. É claro que a empresa deve tomar cuidado com esse tipo de asserção, pois pode inibir o envolvimento e o bom desempenho dos profissionais. Usar o bom senso e a educação são atitudes recomendáveis na relação com os colaboradores.

A informação é um dos patrimônios mais valiosos das empresas, e assegurá-la é uma necessidade premente. Em razão disso, é preciso ter muita atenção na elaboração, atualização e manutenção dos sistemas de informática, a partir do estabelecimento de adequados perfis para o controle de acesso dos profissionais.

Ainda em relação ao trabalho do profissional de compras, a empresa precisa de normas específicas que contribuam para o controle dos resultados de sua atividade. Entre outras, é necessário definir alçadas e poder de compra para cada área da empresa, descentralizar os processos de pequenas aquisições e estabelecer um arcabouço de regras bem definidas para a realização das compras, permitindo a formação de trilhas claras que podem ser verificadas ou auditadas posteriormente. A empresa deve, também, manter um cadastro confiável e atualizado dos potenciais fornecedores, com evidências fidedignas da existência regular da empresa, sua composição societária, situação financeira, reputação, qualidade, opinião de outros clientes, bem como identificar ou desenvolver potenciais concorrentes, pois não é difícil ocorrer fraudes em relação a esse ponto. Os processos que geram grandes contratos, como a compra de matéria-prima, devem ser conduzidos sob a supervisão dos gestores da empresa.

Segregar funções no processo de compra, ou mesmo realizar rodízio de colaboradores em determinadas atividades, é outra forma de minimizar possíveis desvios de conduta. Há ainda empresas que contratam terceiros para realizar alguns procedimentos mais sensíveis e firmas de auditoria para revisar e acompanhar os processos que envolvem as compras, incluindo sistemas eletrônicos ou procedimentos organizacionais do setor.

Usar bem os recursos das novas Tecnologias da Informação e da Comunicação também é recomendável. Sistemas de leilão eletrônico e de compra são bastante eficientes, desde que sejam adequadamente elaborados e a empresa possua um cadastro de fornecedores confiável. As formas eletrônicas de compra permitem que seja evitado o contato e a ascendência do profissional sobre o processo de aquisição de bens e serviços.

Além disso, manter profissionais de confiança, em especial nos setores de compras, exige das empresas um constante processo de convencimento e de sedução do funcionário, para que ele atue visando o bem da corporação. Promover treinamentos, workshops, seminários e uma comunicação que integre e agregue os profissionais são formas eficazes de envolvimento. Mas, o mais importante é que a empresa atue sempre eticamente e dê o exemplo. O profissional envolvido e contente com sua condição na empresa é um potencial agregador de benefícios para a corporação.

É importante que profissionais de RH e gestores das empresas estejam, portanto, atentos e bem preparados, desde o processo de contratação, até a atuação prática dos profissionais de compras. Muitas vezes, desvios de conduta não são facilmente perceptíveis. No entanto, cercar a atividade de atenção e contar com sistemas de controle e de informação confiáveis são medidas recomendáveis que, com certeza, contribuem para evitar problemas na área em questão.

. Por: Eduardo Cipullo, sócio-diretor da BDO Trevisan.