Desafios e benefícios da nota fiscal eletrônica

O prazo para as empresas se adequarem a obrigatoriedade da emissão da Nota Fiscal Eletrônica termina no dia 1º de setembro. Até esta data, 79 setores terão de emitir NF-e nas transações com outras companhias. No entanto, apesar do curto tempo, tenho registrado que muitas delas ainda expressam dúvidas sobre o funcionamento e os benefícios do processo.

Uma das mais freqüentes refere-se à obrigatoriedade. Ainda não está claro para a maioria das empresas se é realmente obrigatório aderir a este modelo, ou quando ele passará a ser obrigatório. Outra incerteza diz respeito à questão de TI – se é preciso formar uma base tecnológica e dispor de links dedicados, para suportar o sistema digital. Percebo ainda dúvidas mais básicas sobre o que é um formulário para contingência, e em que consiste uma fatura.

É inegável que a adaptação às novas normas deve mexer bastante nas estruturas das empresas, principalmente nas de menor porte, pois a implantação da nota fiscal eletrônica exige diversas atualizações na infra-estrutura de TI, tais como revisões nos sistemas de faturamento, investimentos em hardwares e softwares, entre outras tecnologias. Além disso, exige também o treinamento de todos os colaboradores envolvidos.

No entanto, posso afirmar que todas essas dificuldades que a adaptação ao processo pode trazer à rotina das empresas no início, se transformarão em benefícios bem maiores num futuro próximo.

A adoção da Nota Fiscal Eletrônica proporciona vantagens a todos os envolvidos em uma transação comercial, que vão desde redução de custos de aquisição de papel e de impressão do documento fiscal, melhor acompanhamento do trânsito das mercadorias, até a redução de custos pelo envio e armazenagem de documentos fiscais.

Uma empresa que emita, hipoteticamente, 100 notas fiscais por dia, por exemplo, terá que imprimir e armazenar 2.000 notas por mês, somando aproximadamente 120 mil notas ao final de cinco anos. O arquivamento deste volume requer o investimento em grandes salas ou até galpões. A NF-e elimina toda essa problemática.

Além disso, quem adotá-la poderá usufruir de facilidades no uso de modelos e ferramentas de BPM – Business Process Management (Gestão de Processos de Negócios), que será facilitado uma vez que a padronização das informações contidas nas NF-e e nos SPED permitirão às empresas utilizar um standard para adequação de atividades como: recepção física e fiscal de mercadorias; workflow de validação e aprovação de todo o ciclo de compras até a recepção de mercadorias; carga de dados diretamente nos sistemas de gestão, com controle de conteúdo e validação das informações, entre outros.

As práticas de B2B também serão incentivadas, já que a padronização das informações baseada em definições e especificações das Secretarias de Fazenda (SEFAZ) criam mecanismos que não necessitam mais de traduções e transformações de conteúdo de documentos e arquivos entre empresas, como ocorria nos tempos em que apenas existia o EDI.

Outro benefício é a transparência de dados. As notas não podem ser emitidas se o CNPJ e o endereço da empresa não estiverem validados e atualizados. A emissão já vale como confirmação e validação das informações, o que já funciona como uma auditoria, com a disponibilidade de arquivos de todas as transações efetuadas.

Isso traz mais velocidade e veracidade da transação. Todas as informações contidas na NF-e emitidas e ou recebidas pelos contribuintes são registradas em tempo real nas Secretarias de Fazenda, ficando lá disponíveis para consulta e auditoria de toda e qualquer transação por parte do Fisco, a qualquer momento.

Os benefícios se estendem também para o Fisco, pois possibilita o aumento na confiabilidade da Nota Fiscal, a melhoria no processo de controle fiscal, a diminuição da sonegação e, consequentemente, o aumento da arrecadação tributária.

Expandindo o cenário, até a sociedade pode ser incluída entre os beneficiários da obrigatoriedade da emissão da NF-e, pois além de garantir confiabilidade na arrecadação de tributos, o processo trará beneficio ecológico com a redução do consumo de papel, incentivo ao comércio eletrônico e ao uso de novas tecnologias e também o surgimento de novas oportunidades de negócios e empregos.

. Por: Alberto Freitas, diretor geral da Signature South Consulting