Contadores físico x lógico: por que às vezes diferem?

Existem duas formas de se aferir os volumes de impressão: física e lógica.

Volume físico é obtido a partir do contador físico dos equipamentos de impressão, que funciona da mesma forma que um rodômetro no automóvel: a cada página impressa, acrescenta-se uma unidade ao número anterior. Assim: (número do contador físico do final do mês) – (número no contador físico do início do mês) = volume de impressão real no mês. Este é o volume faturado para o cliente.

Volume lógico é obtido a partir do software de contabilização das impressões instalado no servidor de impressão e/ou nas estações. O software captura informações dos trabalhos processados pelas fitas do servidor de impressão e/ou pelas estações: login do usuário, nome do documento impresso, nome da impressora, data, horário, estação de trabalho, tamanho do arquivo e quantidade de páginas.

Às vezes, o volume físico e o volume lógico de determinado período diferem, causando dúvida sobre a consistência dos métodos de aferição empregados. Porém, há dois principais motivos que acarretam tal divergência: impressoras canceladas durante o processo de impressão e cópias e faxes não registrados pelas fitas de impressão. Por isto, há um percentual de variação que, em geral, não ultrapassa 5%.

Entenda o que acontece em cada um dos processos: Impressões canceladas: - O usuário envia uma requisição de determinado número de impressões;

- Esta requisição é processada no servidor de impressão;

- O software de contabilização registra as informações da requisição;

- Iniciam-se as impressões no equipamento;

- No decorrer do processo de impressão, o usuário exclui o trabalho que está sendo impresso antes que todas as páginas daquela requisição sejam concluídas;

- Resultado: o software de contabilização registra a quantidade de impressões total da requisição e o contador físico, apenas o que foi impresso de fato.

Cópias e fazes não registrados pelas fitas de impressão:

Alguns equipamentos e/ou softwares não realizam a contagem de cópias e fazes cuja requisição aconteça diretamente na impressora. Desta forma, o volume físico supera o volume lógico.

Como, então, tratar tal divergência quando existe rateio por centros de custos?

Como já foi dito, o cliente sempre paga pelo que realmente foi impresso, ou seja, pelo volume físico obtido a partir do contador da impressora.

Quando há rateio, então, o volume físico (real) é distribuído pelos centros de custo obedecendo-se os percentuais de volume da cada centro de custo gerados a partir do software de contabilização (volume lógico).

Isto é necessário pois apenas o contador lógico é capaz de realizar o rateio uma vez que é a ferramenta que armazena dados-chave para tal como o login do usuário que requisitou a impressão.

Ressalto ainda que, quando a divergência entre o volume físico e lógico de alguma máquina ultrapassa o limite de tolerância, a adequação não é automática. Faz-se uma análise caso a caso para tentar encontrar as ocorrências que comprometem o resultado e providencia-se a correção pontual.

. Por: Davi Arruda, Gerente de Operações de Impressão da Tecnoset IT Solutions