YKP implementa sistema de Nota Fiscal Eletrônica na Carbono Química em tempo recorde

Projeto que levaria três meses para ser concluído ocorreu em 20 dias; integradora adequou a distribuidora de solventes químicos ao SPED com a solução fiscal Mastersaf; solução fiscal está totalmente integrada ao ERP da empresa, plataforma JD Edwards

São Paulo- Segunda maior distribuidora de solventes químicos no Brasil, a Carbono Química atua em cerca de 15 segmentos de mercado distintos, como produtores de tintas, vernizes, adesivos e selantes, construção civil, defensivos agrícolas e lubrificantes. Nos últimos anos, a empresa investiu em novas unidades de negócio e passou a operar com mais três subsidiárias, localizadas em Ribeirão Preto (SP), Paranaguá (PR) e Vitória (ES), que dão suporte à matriz de São Bernardo do Campo (SP), cobrindo todo o território nacional e América Latina. Há mais de 30 anos no mercado, a distribuidora que faturou R$ 187 milhões, em 2008, tem capacidade para armazenar mais de 3mil m³ de granéis líquidos e movimentar cerca de 22 mil toneladas por mês.

Como a maioria das empresas no Brasil, a Carbono Química precisou se adequar às mudanças impostas pelo SPED (Sistema Público de Escrituração Digital), projeto do governo que visa o relacionamento das empresas com o Fisco de forma totalmente digital. Nesse projeto de modernização do cumprimento das obrigações fiscais, as empresas passam a usar certificação digital para a assinatura dos documentos eletrônicos, garantindo sua validade jurídica. O projeto integra as administrações tributárias das três esferas governamentais (federal, estadual e municipal) e é composto por três subprojetos: Nota Fiscal Eletrônica, SPED Fiscal e SPED Contábil. Sua adesão exige a integração total dos dados encontrados no sistema de gestão empresarial e fiscal das empresas ao novo sistema de contribuição digital do governo. Na Carbono Química, esse objetivo foi conquistado por meio da integração entre a solução Mastersaf, da área fiscal, e a plataforma ERP adotada pela empresa, o JD Edwards.

Clientes da Carbono Química recebem mercadoria faturada em NFe - Para assegurar o cumprimento do prazo e a excelência do novo ambiente fiscal da empresa, a Carbono Química contratou a integradora de soluções YKP. “O que estava previsto para ser entregue em 2 meses foi feito em 20 dias e hoje, os mais de 3 mil clientes da Carbono Química recebem sua mercadoria faturada em NFe. Esse resultado é reflexo da expertise da YKP em Mastersaf e em JD Edwards, além do alto comprometimento das equipes envolvidas”, comemora Roberto Dellangélica, supervisor de TI da empresa. “Nossa experiência com a YKP na implementação do sistema de gestão empresarial e seu histórico de implementações Mastersaf bem sucedidas em outras empresas fizeram da integradora nossa opção natural”, afirma Dellangélica.

Dellangélica e sua equipe lidavam com uma demanda complexa, que envolve tanto a área de TI como as áreas Fiscal e Contábil. Era fundamental, por exemplo, que a equipe de TI da empresa pudesse contar com o apoio de uma solução capaz de atender às normas do SPED, mas que fosse também totalmente integrada ao ERP JD Edwards, sistema de gestão empresarial utilizado pela empresa. “Iniciamos o projeto com um acúmulo de tarefas na área, o que nos deixou com o cronograma muito apertado. Com a data máxima imposta pelo governo e o atraso na contratação do projeto, era fundamental contar, em caráter de urgência, com o suporte de uma empresa integradora com profundo conhecimento nas diversas tecnologias que seriam utilizadas por nós”, comenta.

Mapeamento e adequação das informações - O novo sistema informatizado da Receita Federal passou a exigir novas informações das empresas contribuintes e a não permite qualquer falha ou omissão na inserção de dados. Por esses motivos, houve, primeiramente, a necessidade de corrigir e organizar todos as informações contidas no ERP da Carbono Química.

Para incluir as novas informações solicitadas pelo governo, a YKP precisou criar novos campos no ERP. “O novo sistema exige extrema organização e disciplina no armazenamento dos dados, pois é a partir deles que todos os documentos fiscais serão emitidos. Caso aconteça qualquer falha, até mesmo um acento indevido, o documento não é aceito”, explica o supervisor.

Após a conferência de todos os dados, a YKP criou outros campos para que fossem extraídas informações do sistema de gestão para o software de gestão fiscal Mastersaf. A integradora checou ainda os tipos de notas fiscais mais emitidas pela empresa, analisando as cidades, produtos e impostos mais trabalhados para criar cenários ideais que seriam utilizados como teste na implementação. “No Brasil, os impostos são arrecadados de forma diferente não somente entre estados, mas também entre os municípios. Os documentos fiscais referentes à nossa atuação da Zona Franca de Manaus são diferentes dos que emitimos para a região Sul do país, por exemplo”, comenta.

Segundo o supervisor de TI da Carbono Química, atuaram no projeto consultores da YKP da área de JD Edwards e Mastersaf. A equipe de TI da Carbono Química ainda contou com o apoio das áreas fiscal e contábil da empresa. “Paramos a TI para implementar o SPED. O trabalho full time de todas as equipes e a presença de consultores sênior da YKP foram os responsáveis pelo cumprimento antecipado do projeto”, afirma Dellangélica.

No processo de implementação da Nota Fiscal Eletrônica, sistema criado para substituir a nota fiscal em papel, simplificar as contribuições e facilitar o acompanhamento da Receita Federal, a Carbono Química gera um arquivo eletrônico contendo as informações fiscais da sua operação comercial no formato XML com a ajuda da ferramenta Mastersaf. Esse arquivo deve ser assinado digitalmente para garantir a integridade dos dados e a autoria do emissor. Depois, o arquivo eletrônico é transmitido via internet à Secretaria da Fazenda, que fará uma pré-seleção e devolverá um protocolo de recebimento à empresa. Só depois desse retorno que a mercadoria poderá ser transportada.

De acordo com o supervisor, apesar de ser uma norma imposta pelo governo, a implementação do sistema trouxe economia de papel, agilidade e confiabilidade nos processos para a empresa. Antigamente, a área que fazia o controle de pagamentos e recebimentos da empresa, trabalhava com um sistema legado não integrado ao sistema contábil. “A Carbono, distribuidora ágil que é, necessita que o prazo entre a entrada de um pedido e a saída da mercadoria seja cumprido com no máximo 36 horas. Com a implantação terminada, continuamos com a agilidade necessária, mesmo existindo uma etapa a mais no processo: a comunicação com a Secretaria da Fazenda. A economia com a adesão ao SPED ainda não pode ser calculada, mas, certamente, a empresa sentirá diferença no consumo de papel e no gasto com arquivamento físico de documentos. Com a inclusão controlada de dados nos sistemas de gestão e fiscal, o maior benefício será percebido na eliminação do retrabalho em todas as áreas da empresa”, diz Dellangélica.

Dados fiscais e contábeis prontos no Mastersaf - A YKP também já completou a fase de compilação de dados dos livros fiscais e contábeis da empresa para a adequação ao SPED Fiscal e Contábil. “Nessa fase trabalhosa, os consultores da YKP se mostraram também extremamente competentes”, afirma o supervisor. Foi necessária a compilação dos livros atuais e em desuso há 5 anos na ferramenta Mastersaf, tanto da esfera federal como estadual e municipal, incluindo informações de códigos fiscais de compra e venda dos diversos tipos de negócio da empresa.

No momento, a integradora está trabalhando nos testes dos cenários criados para esses projetos. “Todo o mapeamento e organização feito no ERP e inclusão de informações no Mastersaf serão aproveitados na finalização da implementação do SPED Fiscal e Contábil. Em relação ao prazo imposto pelo governo, estamos bem adiantados”, comenta o supervisor.

Para ele, poucas empresas no mercado possuem tecnologia e conhecimento capazes de atender ao SPED de forma plena como a YKP. “Como utilizamos o atual ERP há menos de um ano, não possuíamos a expertise necessária para fazer as atuais interfaces que temos na empresa entre as soluções. O apoio da YKP foi fundamental para que atingíssemos nossos objetivos”, garante Dellangélica.