Simpress oferece solução completa de gestão de documentos e Workflow

A soluções de GED (Gestão Eletrônica de Documentos) e Workflow contam com recursos que facilitam o armazenamento digital e a circulação de documentos de maneira segura, prática e eficiente.

O fluxo de trabalho dentro das corporações precisa ser eficiente, sem interrupções, a armazenagem de documentos deve ser feita de maneira lógica e de fácil localização, e o envio a seus destinatários tem de ser ágil e seguro, a fim de otimizar o processo e evitar extravios. É exatamente para proporcionar essas facilidades aos seus clientes que a Simpress,provedora de soluções de impressão e gestão de documentos, oferece a solução completa de Gestão Eletrônica de Documentos e Workflow.

O sistema de GED (Gestão Eletrônica de Documentos) oferecido pela Simpress contempla todas as ferramentas básicas da solução que vai desde a digitalização dos documentos, passando pelo armazenamento eletrônico e, por fim, pelo gerenciamento desses arquivos. “Com essa solução é possível agilizar todo o processo, gerando ganhos de produtividade e de qualidade, redução de custos e de espaço físico, integração de todos os documentos que fizeram parte de um mesmo processo, entre outras vantagens, como velocidade, mobilidade e rastreabilidade, controle de documentos e expiração, preservação da integridade e redução do extravio, controle e segurança, além de facilidade de pesquisa”, garante Paulo Theophilo, diretor de Produtos e Negócios da Simpress.

No entanto, o diferencial da Simpress é que a solução de GED está totalmente integrada a um sistema de Workflow, módulo que permite que as empresas controlem e gerenciem completamente o tramite de documentos existentes nas organizações. “Com a solução de Workflow, é possível garantir que o recebimento de uma nota fiscal, por exemplo, seja feita na recepção e automaticamente enviada para o responsável através de um sistema que digitaliza o documento no local do recebimento e o envia diretamente para aprovação. Após esse processo, o documento é encaminhado automaticamente ao departamento fim para que seja efetuado o pagamento”, exemplifica Theophilo.

Todo esse processo pode ser feito com qualquer tipo de documento. O sistema de workflow também permite a identificação do responsável ou substituto, quando este estiver ausente, evitando assim, qualquer atraso na entrega e/ou pagamento etc. Além disso, ambas as soluções são baseadas em um sistema digital, totalmente customizado e de rápida implantação, que podem ser facilmente integrado ao ERP (Sistema de Gestão Empresarial) das companhias.

Segundo Theophilo, as áreas administrativas das empresas, como Recursos Humanos, Contas a Pagar e a Receber, Financeiro, Compras, entre outras, são as mais favorecidas pelas facilidades das soluções de GED e Workflow. “Alguns setores do mercado permitem que boa parte de seus documentos sejam mantidos apenas na versão digital, o que pode significar uma grande economia de espaço para a companhia, além de permitir o controle e a fácil localização desses arquivos”, complementa.

Outra vantagem que a Simpress oferece no outsourcing dos sistemas de GED e Workflow é que são soluções totalmente modulares e podem ser contratadas de acordo com às necessidades específicas do cliente. “As soluções estão baseadas em três pilares: hardware, como scaners, multifuncionais e servidores; o software; e também serviços, como instalação, treinamento e manutenção. E a Simpress está apta para oferecer o pacote completo ou em módulos, de acordo com a solicitação do cliente”, finaliza Theophilo.

Perfil: A Simpress possui mais de 1.300 funcionários com filiais diretas no Rio de Janeiro, São Paulo, Curitiba, Belo Horizonte, Brasília e Salvador além de cerca de 140 revendas, que cobrem todo o país, e mais de 1.000 técnicos especializados. A companhia foi eleita, nos últimos três anos, como a maior provedora de outsourcing de impressão do mercado brasileiro, segundo pesquisa publicada pela Série Estudos Outsourcing, da SHR Consultores. Neste mesmo período, a Simpress – responsável pela distribuição da marca Ricoh no Brasil – também se consolidou como a mais premiada do setor, com mais de dez prêmios e reconhecimentos do mercado.[site www.simpress.com.br]