Digitalização de documentos: mais produtividade e sustentabilidade

Aliar tecnologia à organização gera ganhos de produtividade e amplia a agilidade das empresas. Esta premissa, dentro do mercado da tecnologia da informação, já é bem difundida e gera resultados expressivos para as companhias de qualquer segmento. Na nova era digital, no entanto, as possibilidades cresceram ainda mais e temos hoje um espaço ainda maior para oferecer soluções que ajudam tornar este conceito em realidade.

Atualmente, a tecnologia não se limita a facilitar processos complicados ou que exigem grandes investimentos. Tarefas corriqueiras, como organizar e arquivar documentos, também já dispõem de tecnologias simples e, ao mesmo tempo, eficientes que proporcionam diversas vantagens aos usuários. Cada vez mais as empresas migram para a digitalização de documento e enxergam ali uma série de benefícios, como redução de custos, elevação de ganhos operacionais, simplificação do modelo comercial e facilidade na busca de informações para tomada de decisões.

A agilidade para localização de informações e a integração de dados proporcionada por esta prática deixam qualquer empresa a um passo a frente de seu concorrente, tornando-a competitiva e efetivamente ágil para atender a demanda de seus clientes. Ou seja, medidas simples como a digitalização de documentos pode agregar muito valor ao negócio.

Para cada mercado ou segmento de atuação, as vantagens são específicas. No mercado de private label e cartão de crédito, por exemplo, a ferramenta proporciona agilidade na aprovação de crédito. Quando adquirimos um cartão de crédito que leva o nome da loja, o atendente solicita nossos documentos pessoais, comprovantes de residência e outros dados necessários para efetivar este processo. No modo obsoleto, é preciso fazer uma cópia dos documentos e enviá-las, via malote, para a administradora do cartão analisar os dados e aprovar o pedido de crédito. Consequentemente, o processo pode demorar alguns dias, caso não ocorra nenhum desvio de percurso.

Agora, no modo da era digital, os documentos podem ser digitalizados em um scanner ou multifuncional já existente na loja, e disponibilizados via web para a administradora. Tudo em tempo real. Assim, o que antes levava dias para uma resposta, hoje pode ser feito em apenas alguns minutos.

Este é apenas um exemplo dos atrativos de compartilhar informações armazenadas. Com soluções simples, podemos aumentar a produtividade do nosso negócio e ganhar competitividade no mercado. Além disso, ao optar por uma solução como esta é possível reduzir significativamente o consumo de papel e tonner de tinta de impressora, o que mostra a preocupação com o meio ambiente e a busca pela sustentabilidade nas atividades administrativas.

Cada vez mais, a digitalização de documentos ganha novos adeptos, sendo considerada uma importante ferramenta de gestão dos negócios. Seu uso está se popularizando cada vez mais no cenário empresarial brasileiro, mas ainda há muito a se fazer. A digitalização não trouxe somente produtividade às empresas, mas esta prática iniciou uma nova fase em que todos, principalmente o meio ambiente, se beneficiam e agradecem.

. Por: Diego Torres Martins, sócio-diretor da Acesso Digital, fornecedora do pacote SAFE-DOC, que proporciona o armazenamento seguro de informações de documentos eletrônicos ou digitalizados. | www.acessodigital.com.br