Dicas de especialista: Você sabe diferenciar registros de documentos? Qual a importância de armazená-los?

Seu sistema de manutenção de registros obedece às regulamentações ou você está dando espaço para um alto risco financeiro? Para encontrar a resposta, resta saber se sua empresa compreende a diferença entre um documento e um registro. De fato, muitos usam esses termos de forma indistinta. Aos olhos da lei, entretanto, há uma grande diferença.

Em um tribunal, um documento é considerado um “registro” se, quando periciado, mostrar-se autêntico. Em termos mais simples, um documento é um registro se ele tiver integridade. Essa é a razão pela qual há tantos padrões internacionais que procuram definir o “ambiente” para o seu armazenamento. Entretanto, mesmo com um sistema de manutenção, que diferencie registros de documentos, ele pode não estar conforme as regulamentações locais. Seu armazenamento se tornou um grande desafio uma vez que, a cada dia que passa, as empresas armazenam mais de seus documentos eletronicamente. Para tanto, assegurar que eles obedeçam aos padrões corretos de armazenamento é fundamental, pois existe a introdução de novas regulamentações e padrões de conformidade que atribuem vários níveis de importância aos diferentes documentos exigem seu armazenamentos por diferentes períodos de tempo.

Documentos eletrônicos são essencialmente bits e bytes de informação e estes são transitórios por natureza. Assim, o ambiente no qual eles são armazenados se torna ainda mais importante quando eles são definidos como registros eletrônicos. Essa é a razão pela qual advogados, tribunais e agências reguladoras querem obter informações sobre direitos e privilégios de acesso, recursos de segurança, funcionalidade de auditoria, mecanismos de proteção de conteúdo, processo para deduplicação, recursos de busca e recuperação e assim por diante. Simplesmente exibir um arquivo na tela ou uma bela cópia impressa não é suficiente para os propósitos da conformidade regulatória.

Papel do TI na conformidade regulatória - Não importa quais legislações ou regulamentações estejam afetando a empresa, a questão é ter o sistema de informações certo, concebido para lidar com elas.

Contudo, a maioria das soluções de armazenamento de documentos eletrônicos não foram concebidas para tal ambiente. A maioria é composta de programas básicos de armazenamento com recursos limitados de busca e recuperação, pouca atenção ao tipo de dados que estão sendo armazenados e dependência de programas externos de gerenciamento do acesso, para questões de segurança. Outro ponto a ser questionado é que muitos não distinguem dados estruturados de não estruturados, uma preocupação central na medida em que dados como e-mail e documentos gráficos serão armazenados como registros.

Um recente estudo datado de março de 2009 de autoria da Field Fisher Waterhouse, intitulado Repensando a manutenção dos registros: uma estratégia juridicamente sólida para as organizações da Ásia Pacífica, afirma que “a visão concatenada dos padrões de gerenciamento dos registros será provavelmente uma escolha obrigatória para qualquer organização Asiática ou não, que se leve a sério sobre suas obrigações quanto à manutenção dos registros, na medida em que isso maximizará a perspectiva de um registro ser declarado autêntico em caso de perícia.” A razão: uma tecnologia como essa “exibirá todas as funcionalidades de um ambiente de um registro autêntico”.

Obtendo o TI correto - Soluções como a Plataforma de Arquivo e Conteúdo da Hitachi (HCAP) foram concebidas desde o começo para lidar com essas preocupações. Essas soluções tem uma diferença importante em relação a outras soluções de armazenamento: elas se transformaram de soluções baseadas em locais para soluções baseadas em objetos. Essa é uma diferença extremamente importante no contexto da manutenção dos registros.

A principal vantagem é que sistemas baseados em objetos somente armazenam uma cópia de um objeto original, garantindo a certeza de que o registro correto será recuperado, encurtando o tempo de recuperação. Por exemplo, a HCAP usa uma impressão digital eletrônica de todos os registros para assegurar o caráter único de cada registro impedindo que dados sejam apagados ou alterados intencional ou acidentalmente.

Além do mais, os sistemas foram concebidos para o armazenamento de longo prazo de conteúdo fixo, uma informação de negócio que não deve mudar, e eles não discriminam entre dados estruturados (como bancos de dados) e dados não estruturados (como e-mails e documentos do Word).

Usar esses sistemas não somente prepara a empresa para um ambiente de negócios cada vez mais direcionado às conformidades e regulamentações, como também assegura que a própria empresa reduza os riscos operacionais e jurídicos, uma preocupação central para acionistas e clientes na atual crise financeira.

Por que o HCAP? Uma das propostas-chave da Platatorma de Arquivo e Conteúdo da Hitachi (HCAP) é seu uso das impressões digitais eletrônicas para rastrear quaisquer emendas ou alterações. Essencialmente, a impressão digital eletrônica é similar à sua própria impressão digital – ela é única. Ela também impede alterações, “regravação” deliberada, aperfeiçoando a retenção e preservação dos registros. Com uma tecnologia como essa, as empresas podem facilmente comprovar a autenticidade dos registros em um tribunal.

O HCAP também baseia-se no conteúdo, outra de suas propostas-chave, o que significa que somente usuários autorizados podem buscar registros com base em atributos integrais de arquivo, incluindo conteúdo assim como metadados.

A impressão digital eletrônica e o armazenamento baseado em conteúdo são somente parte da ampla gama de funcionalidades do HCAP. Outras que merecem atenção são: . Uso de tecnologia consagrada | . Os registros armazenados podem ser encriptados, fornecendo proteção contra acesso não autorizado. | . Uma captura ampla e completa dos registros e a classificação deles incluindo a criação e o suporte de metadados. | . Proteção de registros contra perdas causadas por falhas no sistema com a funcionalidade Escreva Uma Vez, Leia Muitas (Write Once, Read Many – WORM). | . Busca, acesso e recuperação de registros completos e abrangentes.| . Monitoração e auditoria completas e abrangentes de todos os eventos durante o ciclo de vida das informações.

. Por: Ko Lam Ng, Gerente de Desenvolvimento de Negócios, da Hitachi Data Systems.