Qualidade de dados é o foco da próxima fase do Sped fiscal

Especialista Em Governança de Qualidade de Dados e diretor da GoDigital dá dicas de como implementar um projeto de qualidade de dados para atender às exigências da próxima etapa do sistema.

No dia 30 de setembro foi encerrado o prazo para as empresas enviarem à Receita Federal os arquivos de escrituração fiscal digital (EFD). O processo faz parte do novo Sistema Público de Escrituração Digital (SPED) e os arquivos possuem informações fiscais das companhias e registros das apurações de impostos das operações realizadas. O SPED trará uma série de vantagens para o mercado, como: maior economia de papel e de espaço de armazenamento das informações, diminuição de fraudes, redução de custos administrativos e maior transparência na documentação contábil e fiscal.

Passada a primeira fase da implementação dos sistemas e do envio das informações, agora as companhias precisam concentrar esforços na certificação da qualidade dos dados encaminhados à Receita. Dalvani Rufino Weber de Lima, especialista em Governança de Qualidade de Dados e diretor da GoDigital, empresa que atua no setor de TI há nove anos e atende grandes companhias de diversos setores, selecionou cinco dicas para ajudar as empresas a terem êxito na próxima fase do SPED.

- A partir do diagnóstico da qualidade da base de cadastros de clientes, deve-se formular a estratégia de gestão da qualidade de dados adequada às necessidades de cada empresa, definindo racionalmente as freqüências, abrangências e riscos toleráveis. Estas definições têm que refletir os riscos gerados pela má qualidade de dados, bem como os esforços que cada empresa acha adequados à sua manutenção. Basicamente, uma relação custo-benefício, cujos benefícios foram agora trazidos à superfície pelo SPED.

- Criar processos recorrentes de qualificação e atualização de dados. Isto é um duplo desafio, pois garantir informações corretas a cada transação pode impactar o desempenho operacional, especialmente em momentos de pico de demanda;

- Estabelecer como rotina a realização constante de diagnósticos da base de dados, identificando cadastros inconsistentes. Para os cadastros de clientes atuais: manter uma rotina de atualização dos seus cadastros, mantendo a qualidade das informações essenciais para o faturamento das futuras transações e, assim, garantindo a eficiência operacional. Para os novos clientes: pré-qualificar as bases de prospects potenciais, tornando a primeira venda mais fácil e ágil; qualificar preventivamente, “overnight”, evitando os períodos de pico. Todos esses procedimentos visam endereçar problemas como a eliminação de duplicidades, correção e atualização dos cadastros de clientes.

- A solução adotada para a garantia da qualidade dos dados essenciais ao faturamento deve ser capaz de se adaptar às regras de negócio, que definem a periodicidade de atualização, e de enviar alertas de cadastros inconsistentes, mantendo o atendimento ao SPED. Mais ou menos simples, essas alternativas, ou outras que minimizem os riscos de perda de eficiência operacional, significarão Resultados.

- Finalmente, como em qualquer processo crítico de negócio, deve-se acompanhar constantemente a evolução da qualidade destes dados críticos para que se garanta que, na "hora da verdade", a transação e seu faturamento sejam realizados.

. Por: Dalvani Rufino Weber de Lima, especialista em Governança de Qualidade de Dados e diretor da GoDigital, empresa de soluções em qualidade de dados, que atua no mercado de TI há nove anos desenvolvendo projetos para companhias dos setores de telecomunicações, finanças, varejo, mídia e governo.