Cinco orientações para melhorar os processos

Novembro 2009 - Há um pouco mais de um ano muitas organizações buscavam alternativas para lidar com os limites de sua capacidade produtiva, uma época de demanda exacerbada. A melhoria de processos surgia como uma das alternativas de se conseguir produzir mais com a mesma capacidade instalada, enquanto os novos investimentos não se concretizavam operacionalmente. Mas veio a crise, e com ela, investimentos foram cancelados, inclusive aqueles que prometiam aumento de eficiência e redução de custo. Os que perseveraram, nessas iniciativas o fizeram com uma orientação maior voltada para a redução de custos. Felizmente já se fala no fim da crise e agora, velhos e novos projetos com o foco sobre os processos organizacionais saíram das gavetas e voltaram a discussão. Entretanto nesses projetos o que se vê m ais comumente é persistência sobre o alvo da redução de custos em detrimento a outras orientações.

Entretanto, por incrível que pareça, nem para todos é claro o que significa essa orientação. Na prática ela representa escolher considerando o objetivo do projeto qual metodologia será utilizada no desenvolvimento do mesmo, e como se pretende entregar os resultados finais. Um projeto de processos pode ter várias orientações básicas e diferentes benefícios indiretos acabam vindo à tona dependendo da escolha. Projetos de processos normalmente têm cinco orientações:

1. Redução de custos: simplificação e/ou eliminação de atividades custosas, de pouco valor agregado. Ou seja, fazer a mesma coisa mais barato.

2. Otimização: Aumento de velocidade e do nível de resultado do processo, a busca é por fazer mais e melhor.

3. Automação de processos: Reduzir passos manuais e a dependência de intervenção de pessoas nos processos. Ou seja aumentando a velocidade e a disponibilidade dos resultados.

4. Melhoria especifica de Indicador de Desempenho Estratégico, como por exemplo: aumentar a satisfação do cliente. Em suma identificar e agir sobre atividades que deverão ser realizadas em um patamar superior de resultados.

5. Padronização e certificação: Assegurar a permissão para operar em alguns mercados, realizar gestão de conhecimento organizacional etc.

Com exceção das duas últimas, cada uma dessas orientações tem quase como obrigatória a redução de custos como um benefício direto. Igualmente freqüentes para todos os casos são benefícios indiretos como a melhoria de qualidade, aumento de velocidade do processo, redução de falhas e desperdício.

A diferença em cada uma dessas orientações está relacionada com a abordagem e metodologia a ser utilizada pela equipe, afinal tratam-se de objetivos distintos. Portanto os meios para obtê-los também serão diferentes. Como exemplo, ao implementar um projeto orientado a otimização de processos, é necessário que sejam definidos os parâmetros para mensurar as melhorias esperadas. Para tal devem ser estabelecidos os indicadores de desempenho que vão possibilitar a construção de uma visão do “antes e depois” das intervenções realizadas.

Esses indicadores normalmente estão vinculados com: o tempo de execução do processo; a quantidade e os seus níveis de resultados alcançados. Esses indicadores podem ser muito variados inclusive considerando fatores como custos e qualidade, ou outros nem considerados até o momento pela gestão. Por outro lado, um projeto com orientação de redução de custos, terá como inicio mais provável o levantamento dos custos de cada processo e a análise daqueles elementos que o compõe. A partir daí podem surgir diferentes caminhos que objetivem a identificação e decisão sobre as possibilidades de redução de custos. Nesse caso, podem ser opções interessantes a utilização de técnicas como Custo Baseado em Atividades e/ou de Análise de Agregaçã ;o de Valor. É preciso observar que essas técnicas que também poderiam ser usadas se o projeto fosse nosso primeiro exemplo, ou seja, o de otimização de processos. Entretanto não teriam a mesma prioridade de uso.

Afinal como decidir a orientação para o projeto onde o foco são os processos organizacionais. Entre os aspectos relacionado com essa decisão devem se considerar principalmente: o objetivo do projeto, o retorno imediato esperado (relação custo x benefício) e o legado para a organização, sendo este último não necessariamente mensurável.

É importante ressaltar que independente da orientação adotada, um olhar cuidadoso sobre os processos organizacionais normalmente está vinculado a resultados sempre positivos. Tal conseqüência tem como explicação o fato de que boa parte das iniciativas resultantes desse tipo de projeto representam uma excelente oportunidade de transformação da organização. Estimula-se o debate e a quebra de fronteiras departamentais, gerando entre outros benefícios diretos ou não: aumento da eficiência e eficácia na produção; redução de custos, riscos e gargalos operacionais etc.

Portanto, quem precisa de crise para se convencer da importância de atender a velha máxima de que nada é tão bom quanto fazer mais com menos.

. Por: Marcelo Raducziner - Sócio-Diretor Compass International | A Compass International é uma empresa de consultoria especializada nas áreas de gestão e negócios, englobando planejamento estratégico; gestão de projetos e processos; treinamento e outsourcing (terceirização) de profissionais qualificados. Com atuação nacional, atende a órgãos governamentais e empresas nacionais e multinacionais de grande porte nos mais diversos segmentos. Entre seus clientes estão Petrobras, Wal-Mart, Vale, Bradesco Seguros, Ponto Frio, Bombril, Serasa, Texaco, Michelin, Oi, Brasil Telecom, Ampla, Transpetro e Secretaria da Fazenda do Estado de São Paulo entre outros.