Vicunha aprimora seu cadastro de materiais com tecnologia da Astrein

Empresa Nacional do setor têxtil reduziu o número de itens cadastrados de 92 mil para 40 mil que permitiu a utilização de ferramentas de e-procurement maior produtividade no departamento de compras.

Maior indústria têxtil da América Latina e uma das maiores do mundo, a Vicunha têxtil desenvolveu um projeto de padronização e saneamento de cadastro de materiais com o objetivo de aprimorar sua gestão de estoques e o relacionamento com seus fornecedores. O projeto, que foi desenvolvido com o apoio dos serviços e tecnologia da Astrein, resultou em uma redução de 92 mil para pouco mais de 40 mil produtos cadastrados, e em ganho de produtividade e organização no departamento de compras.

Detentora de oito unidades produtivas nas regiões Sudeste e Nordeste, a Vicunha enfrentava uma série de dificuldades na composição de seu cadastro de materiais, devido à unificação de seus cadastros de materiais ocorrido em out/2002, onde na ocasião cinco empresas pertencentes ao grupo Vicunha deram origem a “Vicunha Têxtil S/A”. Um dos principais problemas enfrentados eram as multiplicidades (o mesmo item cadastrado com nomes ou abreviaturas diferentes). “Muitas vezes a descrição do mesmo produto cadastrado nas Unidades do Estado de São Paulo era divergente do cadastro das unidades do Nordeste. Isso gerava problemas de lote de compra, pois a compra do mesmo item ficava fracionada e o Depto de Compras perdia vantagem na negociação com Fornecedores, muitas vezes comprávamos materiais sendo que o mesmo material, com nome diferente, estava disponível em outra Unidade”, explica Valter Lopez, gerente de Supply Chain da Vicunha.

Dessa forma, o departamento não conseguia manter um histórico preciso de compras de cada item, e também acabava mantendo estoques maiores do que o necessário, já que muitos produtos eram adquiridos em duplicidade. “Precisávamos preparar a Vicunha para implantação de sistemas de e-procurement, e isso ajudou a evoluir a aprovação de um processo de padronização e saneamento completo do cadastro de Materiais”, diz.

Dando início ao processo de saneamento, a Vicunha estipulou uma equipe interna para padronizar o nome e a descrição de todos os insumos adquiridos pela empresa em suas unidades, e contratou a Astrein para prestar consultoria e também oferecer a base tecnológica: a solução Shared Services Astrein – Módulo ENGMAT, especializada na padronização de descrições de materiais, unificação e saneamento de cadastros.

Resultado de mais de 20 anos de experiência da Astrein no desenvolvimento de software, a solução ENGMAT ajudou a Vicunha a adotar padrões de descrição de materiais (PDM) largamente utilizados pelo mercado fornecedor. A empresa ainda forneceu o suporte técnico necessário e o treinamento para a equipe da Vicunha, que no período de um ano realizou a padronização, seguindo o cronograma estipulado para cada “família” de produtos. “O ENGMAT trouxe uma série de PDMs que já são utilizados pelo mercado em geral, e fizemos os complementos necessários com os insumos específicos da indústria têxtil”, afirma Lopez.

Além da redução brutal no número de produtos cadastrados no departamento de compras da Vicunha, e da eliminação de 4.267 itens de cadastro iguais, o projeto resultou em uma série de melhorias que aprimoraram todo o processo de compras. “Hoje, o cadastro de materiais da Vicunha está preparado para a implantação do e-procurement e é possível ter uma gestão de estoques mais afinada com as necessidades da empresa. A busca no sistema por determinado material e até a inclusão de novos itens se tornou muito mais fácil e precisa”, completa.

Perfil da Vicunha - A Vicunha é a maior indústria têxtil da América Latina, com mais 40 anos de experiência no mercado. Empresa de capital aberto e líder em diversos segmentos da indústria têxtil, conta atualmente com unidades nos Estados do Ceará, Rio Grande do Norte e São Paulo

Parte significativa da produção é destinada à exportação ou comercializada através de subsidiárias na Argentina, Europa e China.

A Vicunha produz e comercializa índigos, brins, malhas sintéticas e naturais, fibras e filamentos. Está entre os maiores produtores mundiais de índigos e brins.

Astrein - Com sede em São Paulo e mais de vinte anos de atuação na área de Tecnologia da Informação, a Astrein é uma empresa especializada no desenvolvimento de soluções para Centros de Serviços Compartilhados (CSC) - área criada por grandes empresas para prestar serviços, a partir de um mesmo ponto de atendimento, para várias unidades ou departamentos.

A empresa oferece ao mercado a plataforma Shared Services Astrein – o único ERP voltado exclusivamente à gestão de CSCs. Preparada para abrigar as atividades de apoio das grandes empresas, a plataforma dá suporte a diversos processos das áreas de administração (pagamento de contas, lançamentos contábeis, tributos), recursos humanos (admissão de pessoal e concessão de benefícios), suprimentos (central de cadastro), jurídico (gestão de contratos), facilities (reservas, alimentação, segurança, transporte e mensageria), tecnologia da informação (service desk) e infra estrutura (manutenção predial, documentos técnicos).

Além disso, a empresa conta com um portfólio de serviços técnicos complementares, como saneamento de cadastros de fornecedores e materiais, classificação fiscal, alinhada às exigências do SPED, treinamento de usuários e consultoria de implantação. Com foco principal em corporações de médio e grande porte, a Astrein conta atualmente com mais de 400 clientes que utilizam suas soluções.